Tato metodika slouží výhradně jako řízený nástroj pro přípravu pracovních návrhů projektových artefaktů (podkladů, šablon, akcelerátorů apod.). Umělá inteligence není v žádném případě používána jako autoritativní zdroj rozhodnutí, právního nebo dotačního výkladu ani jako náhrada odpovědnosti projektových rolí. Veškeré výstupy generované s využitím AI mají výhradně charakter pracovního podkladu a mohou být použity jako formální nebo rozhodovací dokument pouze po lidské validaci odpovědnou rolí dle metodiky. Použití AI mimo rámec této metodiky, bez povinného Input Headeru nebo bez uvedené AI-assist poznámky, je považováno za nedodržení metodického postupu.
Přestože je dokument primárně strukturován z pohledu projektového manažera, jeho obsah je rovnocenně použitelný také pro finanční řízení, dotační agendu a oblast veřejných zakázek. Role PM, FM a specialisty VZ jsou v metodice chápány jako vzájemně provázané součásti jednoho řídicího systému, nikoli jako samostatné části.
Tato metodika je komplementární k Metodice řízení ICT projektů.
Umělá inteligence se v rámci této metodiky nesmí používat k potvrzování souladu projektu s právními předpisy, dotačními pravidly nebo smluvními podmínkami, k vydávání závazného právního, finančního nebo dotačního stanoviska ani k nahrazování rozhodnutí Řídicího výboru nebo odpovědných lidských rolí. Odpovědnost za použití výstupu od AI zůstává vždy na odpovědné lidské roli dle metodiky; tato metodika nezakládá přenos odpovědnosti na nástroj AI.
Použití AI je přípustné pouze ve schváleném nástroji organizace a v souladu s interním předpisem, bezpečnostním režimem a pravidly práce s daty. Pokud nástroj, režim práce nebo vstupy neodpovídají schválenému rámci organizace, AI se pro daný výstup nepoužije.
Do AI se nesmí vkládat nepovolené citlivé informace, osobní údaje nad nezbytné minimum, neveřejné bezpečnostní informace ani jiné vstupy, které jsou v rozporu s interními pravidly organizace nebo nařízením k GDPR. PM nebo jiná odpovědná role odpovídá za sanitizaci (proces mazání citlivých dat) vstupů, pokud výstup nevzniká ve schváleném bezpečném režimu.
Povolené vstupy tvoří zejména strukturované, necitlivé projektové informace, pracovní podklady, agregované statusy, seznamy rizik bez citlivých detailů a šablony výstupů.
Pokud je pro daný výstup relevantní interní předpis organizace, právní akt, rozpočet nebo schvalovací workflow, musí být tento rámec součástí vstupů pro AI nebo musí být výslovně označeno, že CHYBÍ PODKLAD.
Tato kapitola stanoví základní typologii činností projektového řízení podle toho, do jaké míry je pro ně vhodné využití umělé inteligence. Cílem není nahradit projektové role, ale rozlišit, ve kterých typech činností může AI bezpečně urychlit přípravu pracovních návrhů, kde je vhodná jen pod podmínkou silné lidské validace a kde je naopak její použití nevhodné.
Za plně vhodné se považují zejména činnosti analytické, sumarizační, koordinační a dokumentační, u nichž lze výstup snadno ověřit vůči vstupům nebo oficiálním artefaktům. Typicky jde o pracovní návrh status reportu, zápisu z jednání, přehledu úkolů, konsolidaci připomínek, kontrolu konzistence dokumentace nebo strukturované zpracování poznatků z testování.
Za podmíněně vhodné se považují činnosti s vyšším dopadem na rozhodování, finance, dotace, akceptaci, smluvní vztahy nebo veřejné zakázky. U těchto činností lze AI využít pouze jako nástroj pro přípravu pracovního podkladu, nikoli jako autoritativní zdroj rozhodnutí. Nezbytnou podmínkou je správný Input Header, dostatečné vstupy a lidská validace odpovědnou rolí.
Za nevhodné se považují činnosti, které by vedly k nahrazení právního, finančního, dotačního, bezpečnostního nebo věcného stanoviska, k automatizovanému rozhodování o osobách nebo k potvrzování souladu bez doložených podkladů.
|
Kategorie činnosti |
Typické příklady |
Režim použití AI |
Minimální podmínka |
|
Plně vhodná |
Shrnutí, zápisy, akční seznamy, konsolidace vstupů | Pracovní návrh | Doložitelné vstupy a validace PM |
|
Podmíněně vhodná |
ŘV podklady, změny, akceptace, finance, dotace, VZ | Pouze s guardraily | Input Header, AI-assist poznámka, validace odpovědnou rolí |
|
Nevhodná |
Právní výklad, potvrzení souladu, finální personální nebo sankční rozhodnutí | Nepřípustné | AI se v této roli nepoužije |
Tato kapitola stanoví základní pracovní proces, podle kterého se AI v projektovém řízení používá. Cílem je vytvořit jednotný, auditovatelný a opakovatelný postup bez ohledu na to, zda jde o status report, podklad k řízení změn, přehled k akceptaci výstupů, dotační monitoring nebo jiný pracovní výstup.
Referenční proces má pět kroků: nejprve se určí účel výstupu a jeho cílová skupina, poté se připraví vstupy a zkontroluje, zda neobsahují nepovolená data. Následně se použije příslušná promptová karta, zkontroluje se výstup a doplní se AI-assist poznámka. Posledním krokem je lidská validace a teprve poté případné převzetí do formálního artefaktu.
|
Krok |
Popis |
Výstup |
|
1. Vymezení účelu |
Určení cílové skupiny, typu výstupu a významu | Rozhodnutí, zda jde o pracovní nebo významnější výstup |
|
2. Příprava vstupů |
Shromáždění podkladů, sanitizace, Input Header | Ověřené a strukturované vstupy |
|
3. Zpracování s AI |
Použití správné karty / šablony | Pracovní návrh výstupu |
|
4. Kontrola a auditní stopa |
Kontrola faktů, doplnění AI-assist poznámky | Přezkoumatelný pracovní podklad |
|
5. Lidská validace |
Potvrzení odpovědnou rolí a případné uložení | Formální artefakt nebo interní pracovní materiál |
Požadavky na kvalitu se týkají zejména věcné přesnosti, úplnosti vůči dostupným vstupům, transparentního označení nejistot a jasného oddělení faktů od interpretace. Požadavky na bezpečnost se týkají práce v povoleném nástroji, sanitizace vstupů a respektování interních pravidel organizace. Požadavky na validaci stanovují, kdo musí výstup potvrdit podle jeho typu a významu.
Každý AI-asistovaný výstup musí být čitelný, doložitelný, přiměřený svému účelu a v souladu s bezpečnostním režimem organizace. Základním pravidlem je oddělení pracovního návrhu od formálního výstupu: AI připravuje návrh, ale pouze člověk jej může potvrdit, schválit a převést do oficiálního artefaktu.
U významnějších výstupů se povinně používá Input Header a AI-assist poznámka.
Výstup NESMÍ být použit jako rozhodovací nebo formální dokument bez validace odpovědnou lidskou rolí.
Bez dostatečných vstupů musí AI vracet CHYBÍ PODKLAD nebo NUTNÉ POTVRDIT, nikoli vytvářet hladký text bez opory.
AI-assist poznámka je povinnou součástí významnějších výstupů vytvářených s využitím AI. Jejím účelem je zajistit dohledatelnost použitého nástroje, vstupů, lidské validace a místa uložení finální verze. Tato poznámka nezaručuje správnost obsahu sama o sobě, ale vytváří nezbytný auditní rámec pro přezkoumatelnost práce s AI.
Bez AI-assist poznámky se významnější výstup nesmí použít jako podklad pro rozhodnutí, akceptaci, změnové řízení, dotační reporting ani komunikaci s externími subjekty. U běžných pracovních návrhů se používá přiměřeně podle významu výstupu.
AI-assist poznámka se přikládá k významnějším výstupům nebo se zapisuje přímo do jejich pracovního obalu (způsob, jakým je surový výstup z AI zabalen do kontextu, revidován a následně integrován) v projektovém úložišti nebo spisu.
Minimální obsah AI-assist poznámky: nástroj a datum, účel výstupu, použité vstupy, co ověřil člověk, kdo validoval a kdo autorizoval, nejistoty nebo chybějící podklady, místo uložení finální verze.
Tato kapitola vysvětluje, jak jsou promptové karty v následující části navázány na typické činnosti projektového řízení. Každá karta odpovídá konkrétní situaci nebo skupině situací, které se v projektech opakují a kde lze AI využít k přípravě pracovního návrhu podkladu, shrnutí, kontroly nebo konsolidace vstupů.
Use case nejsou určeny k tomu, aby AI sama projekt řídila. Jejich účelem je standardizovat způsob, jakým PM, FM, specialista VZ a další role používají AI při přípravě výstupů, a současně udržet jednotný rámec vstupů, zdrojů, validace a auditní stopy.
AI-asistované výstupy nejsou samostatnou paralelní dokumentací. Každý použitelný výstup musí být navázán na existující formální projektový artefakt, v němž bude po lidské validaci uložen a dále používán. Tato kapitola zajišťuje, aby výstupy AI nevytvářely vedlejší evidenci mimo metodiku, ale podporovaly existující projektovou dokumentaci.
Pokud AI výstup nelze přiřadit k žádnému formálnímu artefaktu metodiky, považuje se pouze za pracovní poznámku a nesmí být použit jako rozhodovací nebo oficiální dokument.
|
AI scénář / use case |
Formální artefakt metodiky |
Kde se ukládá |
Povinná validace |
AI-assist poznámka |
|
Status report |
Status report / podklad pro HTP nebo ŘV | Projektové úložiště | PM | Ano |
|
Zápis a úkoly |
Zápis z jednání / akční seznam | Projektové úložiště | PM / další role | Podle významu |
|
Rizika a problémy |
Risk log / issue log | Projektové úložiště | PM / HTP / další role | Podle významu |
|
Podklad k řízení změn |
Změnový požadavek / dopadová analýza | Projektové úložiště / spis | PM + další role | Ano |
|
Dotační reporting |
MZ / ŽoP / odpověď poskytovateli | Spis / dotační úložiště | PM + FM / další role | Ano |
Tato kapitola propojuje AI metodiku s životním cyklem projektu v hlavní Metodice řízení ICT projektů. Ukazuje, v jakých fázích projektu je vhodné použít jednotlivé AI scénáře a na jaké formální artefakty se obvykle vážou.
V přípravě projektu se AI používá zejména pro sumarizaci podkladů, variantní rozpracování, první mapu rizik a kontrolu konzistence mezi cíli, rozsahem, rozpočtem a harmonogramem. V realizační fázi podporuje reporting, koordinaci, registry rizik a problémů, změnové řízení a práci s dokumentací. Ve fázi akceptace a přechodu do provozu pomáhá s test summary (dokument, shrnující výsledky, průběh a kvalitu testování), triage defektů (třídění chyb) a s posouzením připravenosti na milník nebo stage-gate (kontrolní bod). V uzavření a následné podpoře slouží zejména k lessons learned, závěrečnému vyhodnocení a kontrolním přehledům.
| Fáze projektu | Typické artefakty | Doporučené AI scénáře |
| Příprava a plánování projektu | Definice projektu, plán, WBS, rozpočet, rizika | Shrnutí, varianty, registr rizik, kontrola konzistence |
| Realizace projektu | Status reporty, zápisy, issue/risk log, změny | Statusy, akční seznamy, eskalace, podklady k řízení změn |
| Akceptace a přechod do další fáze | Testy, vady, akceptace, checklisty | Test summary, triage, připravenost na milník |
| Vyhodnocení a uzavření projektu a Následná podpora a udržitelný rozvoj | Závěrečné zprávy, lessons learned, reporting | Lessons learned, přehled přínosů, kontrolní souhrny |
Promptové karty uvedené v této kapitole nejsou doporučením ani volitelným návodem, ale představují standardizované pracovní šablony, které strukturují vstupy, očekávaný výstup a validační kroky v souladu s Metodikou řízení ICT projektů.
Výstup vytvořený pomocí AI, který neobsahuje povinný Input Header a AI-assist poznámku, nesmí být použit jako podklad pro řízení projektu, rozhodování ani komunikaci s externími subjekty.
Pro všechny významnější promptové karty v této kapitole dále platí jednotné funkční pravidlo role: pokud karta nestanoví jinak, AI vystupuje jako metodicky řízený asistent projektového manažera ICT projektu ve veřejné správě, zaměřený na analýzu, kontrolu nebo shrnutí podle účelu konkrétní karty.
Pro všechny významnější promptové karty v této kapitole dále platí jednotné pravidlo režimu výstupu: formuluj výstup výhradně v pracovním, návrhovém režimu, nepoužívej jazyk potvrzení, schválení, souladu ani závěru.
Pro všechny významnější promptové karty v této kapitole dále platí: výstupy formuluj odborným, avšak srozumitelným jazykem přizpůsobeným cílové skupině, s důrazem na přesnost, jednoznačnost a používání ustálené terminologie v českém prostředí. Výstup strukturovaně čleň, pro zvýšení přehlednosti využij tabulky tam, kde dávají smysl. Odrážky používej střídmě (zpravidla do pěti bodů) a pouze tehdy, pokud zvyšují přehlednost a srozumitelnost výstupu. Dbej na konzistentní formátování, jasné nadpisy a celkovou čitelnost. Nepoužívej emotikony ani jiné neformální prvky.
Pro všechny promptové karty v této kapitole dále platí jednotné pravidlo při chybějícím podkladu: pokud je uvedeno CHYBÍ PODKLAD, model v dané části dále nepokračuje a nevytváří žádný náhradní text.
| Typ karty | Základní šablona |
| Kdy použít | Vše, co jde na ŘV / změnové řízení / akceptace / dotace / do spisu nebo jako rozhodovací podklad. |
| Povinné minimum vstupů | Účel výstupu; cílová skupina; typ výstupu; datum zpracování; seznam zdrojů Z1–Zn; režim nástroje; citlivost vstupů. |
| Ideální podklady | Slovník pojmů; co musí ověřit člověk; právní akt, rozpočet nebo interní předpis organizace, pokud jsou relevantní. |
| Pokud chybí | Bez vyplněného headeru se významný výstup nesmí použít jako rozhodovací podklad. |
| Povinná validace | Role odpovědná za obsah výstupu (PM / FM / specialista VZ) a případně schvalovatel dle metodiky. |
| Navazuje na | kap. 7.1 A |
PROMPT (copy-paste)
| NEŽ ZAČNEŠ: - Používej výhradně fakta ze vstupů. - Nic nedoplňuj obecnou znalostí ani domněnkou. - Pokud podklad chybí, napiš doslova: CHYBÍ PODKLAD. INPUT HEADER (povinné): - Projekt: [název], reg. č.: [pokud je] - Fáze projektu: [Příprava / Realizace / Uzavření / Udržitelnost] - Role uživatele: [PM / FM / specialista VZ] - Cílová skupina výstupu: [HTP / ŘV / poskytovatel podpory] - Režim výstupu: pracovní návrh (vždy), účel: [interní / podklad pro ŘV / podklad pro akceptaci / podklad pro dotaci] - Seznam zdrojů (každý zdroj má ID): Z1: [název dokumentu], [umístění/odkaz], [sekce/strana], [datum/časový řez] Z2: ... - Slovník pojmů (pokud je potřeba): [např. M3, D1…] - Citlivost: [sanitizováno ANO/NE + stručně jak] VSTUPY (označuj odkazy Z1, Z2…): [vložit] |
| Typ karty | Základní šablona |
| Kdy použít | Vždy u významných výstupů (ŘV / změny / akceptace / dotace). |
| Povinné minimum vstupů | Vyplněný Input Header; účel výstupu; použitý nástroj a datum; seznam zdrojů Z1–Zn; jméno validátora nebo role. |
| Ideální podklady | Verze/model nástroje; režim použití; potvrzení sanitizace; místo uložení finální verze. |
| Pokud chybí | Bez povinných polí je poznámka neúplná a významný výstup se nesmí použít. |
| Povinná validace | PM / FM / specialista VZ podle typu výstupu; doplní a potvrdí, co bylo ověřeno člověkem. |
| Navazuje na | kap. 5 A |
PROMPT (copy-paste)
| Na základě INPUT HEADER a přiložených vstupů vytvoř návrh „AI-assist poznámky“. Vyplň: - Nástroj + datum (vezmi z headeru; pokud chybí, CHYBÍ PODKLAD) - Účel výstupu (pro koho a k čemu) - Použité vstupy pro AI (seznam Z1… s časovým řezem) - Co ověřil člověk (konkrétně: čísla / termíny / dopady; pokud zatím nelze, napiš „bude ověřeno“) - Kdo validoval / kdo autorizoval (pokud chybí, CHYBÍ PODKLAD) - Nejistoty / co chybí (stručně, věcně) Přidej povinná pole navíc: - Režim nástroje (schválený ANO/NE; pokud nevíš, CHYBÍ PODKLAD) - Sanitizace vstupů (ANO/NE + stručně jak) - Uložení výsledku (kam se ukládá lidsky validovaná verze ve spisu / úložišti; pokud chybí, CHYBÍ PODKLAD) |
| Typ karty | Hlavní promptová karta |
| Účel | Připravit první pracovní verzi pravidelného status reportu na základě více zdrojů. |
| Kdy použít | Při týdenním, čtrnáctidenním nebo měsíčním reportingu. |
| Povinné minimum vstupů | Poslední statusy týmů; harmonogram a milníky; otevřená rizika a problémy; změny; zdroje Z1–Zn. |
| Ideální podklady | Předchozí report; schválená šablona status reportu; agenda HTP/ŘV. |
| Pokud chybí | Bez baseline, čísel nebo doložených odchylek může vzniknout jen pracovní shrnutí; chybějící prvky označ CHYBÍ PODKLAD. |
| Povinná validace | PM musí ověřit zejména odchylky, eskalační body, interpretaci rizik a formulace určené pro rozhodovací úroveň. |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako asistent projektového manažera ICT projektu ve veřejné správě. Úkol: Připrav pracovní návrh status reportu projektu na základě výhradně doložených vstupů. Pokud je výstup určen pro HTP, ŘV nebo vedení, použij Input Header a u každého klíčového tvrzení uveď zdroj Zx. Bez zdroje napiš CHYBÍ PODKLAD. Struktura výstupu: 1. Celkový stav projektu 2. Hlavní pokrok od minulého reportu 3. Stav klíčových milníků 4. Odchylky oproti schválenému plánu 5. Hlavní rizika a problémy 6. Změny a jejich dopady 7. Body k rozhodnutí nebo eskalaci 8. Plán na další období Pravidla: - používej výhradně fakta ze vstupů, - nevytvářej nové skutečnosti ani neuhlazuj problémy, - pokud je odchylka, riziko nebo problém doložen, pojmenuj jej věcně, - odliš informativní část od části určené k rozhodnutí, - pokud chybí podklad pro číslo, termín, dopad nebo stav, napiš CHYBÍ PODKLAD, - u odchylek vždy uveď dopad na čas / rozsah / rozpočet / akceptaci, pokud je doložen. Na závěr přidej: A) Co musí před použitím výstupu potvrdit PM B) Zda je výstup určen jako: - pracovní návrh, - podklad pro HTP, - podklad pro ŘV Výstup NESMÍ být použit jako status report pro HTP nebo ŘV bez potvrzení PM. Vstupy: [vložit] |
| Typ karty | Hlavní promptová karta |
| Účel | Převést poznámky nebo přepis porady do strukturovaného zápisu a samostatného seznamu úkolů. |
| Kdy použít | Po statusové poradě, koordinační poradě, jednání s dodavatelem, HTP nebo ŘV. |
| Povinné minimum vstupů | Poznámky nebo přepis z jednání; agenda; otevřené úkoly; pokud je to významné jednání, i zdroje Z1–Zn. |
| Ideální podklady | Seznam účastníků; předchozí akční seznam; záznam porady nebo podklady k rozhodnutí. |
| Pokud chybí | Bez jasných rozhodnutí, vlastníků nebo termínů musí výstup obsahovat DOPLNIT a nesmí nahrazovat schválený zápis. |
| Povinná validace | PM musí potvrdit rozhodnutí, úkoly, vlastníky úkolů, termíny a návaznost na další procesy projektu. |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako asistent projektového manažera ICT projektu. Úkol: Na základě vstupů připrav: A) pracovní návrh zápisu z jednání, B) samostatný akční seznam. Pokud jde o jednání HTP, ŘV nebo jiné významnější jednání, u rozhodnutí a klíčových úkolů uveď zdroj Zx. Bez zdroje napiš CHYBÍ PODKLAD. Struktura zápisu: 1. Účel jednání 2. Stručné shrnutí 3. Přijatá rozhodnutí 4. Otevřené body 5. Rizika nebo problémy identifikované při jednání 6. Body k eskalaci Struktura akčního seznamu: - Úkol - Odpovědnost - Termín - Stav - Zdroj - Poznámka Pravidla: - nerozšiřuj vstup o nové informace, - nerozhodnuté body neprezentuj jako rozhodnutí, - pokud není znám vlastník nebo termín, napiš DOPLNIT, - pokud se objeví téma připomínající riziko, problém nebo změnový požadavek, označ ho zvlášť, - pracovní návrh zápisu není oficiální zápis, dokud jej nepotvrdí PM nebo určená role. Na závěr přidej: A) Body, které musí PM ručně potvrdit B) Body vhodné k zařazení do risk logu / issue logu / change logu Vstupy: [vložit] |
| Typ karty | Hlavní promptová karta |
| Účel | Připravit pracovní návrh projektových rizik na základě dostupných podkladů. |
| Kdy použít | Na začátku projektu, při přechodu do nové etapy nebo při pravidelné aktualizaci rizikového profilu. |
| Povinné minimum vstupů | Aktuální zjištění z projektu; relevantní baseline; známé odchylky; zdroje Z1–Zn; pravidla hodnocení rizik, pokud existují. |
| Ideální podklady | Schválený risk log; škála hodnocení rizik; zápisy z HTP nebo ŘV. |
| Pokud chybí | Bez doloženého dopadu nebo pravidel hodnocení připrav jen pracovní návrh položek do risk logu. |
| Povinná validace | PM a podle typu tématu i věcný nebo technický gestor, architekt, bezpečnostní role či finanční manažer. |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako analytický asistent projektového manažera ICT projektu. Úkol: Na základě vstupů připrav pracovní návrh nových nebo aktualizovaných položek do registru rizik. Pracuj pouze s riziky, která jsou doložitelná vstupy nebo jejich přímými vazbami. Nevytvářej obecná katalogová rizika bez opory ve vstupu. Použij tuto strukturu pro každé riziko: 1. Název rizika 2. Popis rizika 3. Důvod identifikace rizika 4. Zdroj nebo zdroje (Zx) 5. Pravděpodobný dopad na čas / rozsah / rozpočet / akceptaci 6. Indikátor včasného varování 7. Návrh preventivního nebo zmírňujícího opatření 8. Návrh vlastníka rizika 9. Vazba na oficiální artefakt: risk log Pravidla: - odliš riziko od již vzniklého problému, - pokud jde spíše o problém než riziko, označ to, - pokud není dopad doložitelný, napiš CHYBÍ PODKLAD, - pokud organizace používá škálu hodnocení rizik, použij ji jen tehdy, pokud je ve vstupu, - nevydávej finální prioritu, pokud pro ni není ve vstupu pravidlo. Na závěr rozděl výstup na: A) Rizika vhodná k doplnění do registru rizik B) Témata, která spíše patří do issue logu C) Témata, která je nutné nejprve ručně potvrdit Vstupy: [vložit] |
| Typ karty | Hlavní promptová karta |
| Účel | Převést nově zjištěné skutečnosti do pracovního návrhu aktualizace registru problémů. |
| Kdy použít | Při pravidelném monitoringu, po poradě, po incidentu nebo při opakované odchylce od plánu. |
| Povinné minimum vstupů | Potvrzené incidenty nebo odchylky; evidence problému; dopad; zdroje Z1–Zn. |
| Ideální podklady | Issue log; incidentní evidence; návaznost na change log nebo risk log. |
| Pokud chybí | Bez potvrzeného projevu, dopadu nebo zdroje připrav jen pracovní identifikaci tématu k ověření. |
| Povinná validace | PM potvrzuje, zda jde skutečně o problém, jeho závažnost a zda má být eskalován. |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako asistent projektového manažera pro práci s registrem problémů. Úkol: Na základě vstupů připrav pracovní návrh nových nebo aktualizovaných položek do registru problémů. Pro každou položku uveď: 1. Název problému 2. Popis problému 3. Jak se problém projevil 4. Důvod identifikace 5. Zdroj nebo zdroje (Zx) 6. Dopad na čas / rozsah / rozpočet / akceptaci 7. Doporučený další krok 8. Návrh, zda jde o: - issue log, - risk log, - interní ověření, - bod k eskalaci Pravidla: - nezaměňuj problém za riziko, - nezaměňuj symptom za problém, - pokud není zřejmé, zda jde o potvrzený problém, označ položku jako NUTNÉ POTVRDIT, - bez zdroje napiš CHYBÍ PODKLAD. Na závěr rozděl výstup na: A) Potvrzené problémy B) Podezření na problém C) Body vhodné k eskalaci D) Body vhodné k přesunu do registru rizik Vstupy: [vložit] |
| Typ karty | Hlavní promptová karta |
| Účel | Připravit první pracovní rámec dopadové analýzy změny. |
| Kdy použít | Při vzniku změnového požadavku nebo požadavku na úpravu rozsahu, času, rozpočtu nebo akceptačních kritérií. |
| Povinné minimum vstupů | ID změny; schválený baseline; popis změny; dotčené milníky, rozpočet a artefakty; zdroje Z1–Zn. |
| Ideální podklady | Původní změnový požadavek; change log; rozhodnutí PM/ŘV; doprovodné analýzy. |
| Pokud chybí | Bez schváleného baseline a dopadů nesmí být výstup použit jako podklad ke schválení změny. |
| Povinná validace | PM a relevantní odborné role; AI smí sloužit jen pro přípravu podkladu, nikoli jako náhrada rozhodnutí. |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako asistent projektového manažera pro předběžné posouzení změnového požadavku. Úkol: Na základě vstupů připrav pracovní přehled dopadů změny. Změnu posuzuj pouze proti schválenému baseline uvedenému ve vstupu (rozsah / harmonogram / rozpočet / akceptační kritéria). Pokud baseline není ve vstupu, napiš CHYBÍ PODKLAD: baseline změny. Použij tuto strukturu: 1. ID změny / název změny 2. Co se má změnit 3. Jaký je schválený výchozí stav 4. Dopad na rozsah 5. Dopad na harmonogram a milníky 6. Dopad na rozpočet 7. Dopad na kapacity a role 8. Dopad na rizika a problémy 9. Dopad na testování a akceptaci 10. Dotčené artefakty metodiky 11. Co chybí k úplnému posouzení Pravidla: - nevydávej finální doporučení ke schválení změny, - odděl potvrzené dopady od pravděpodobných dopadů, - pokud dopad není doložen, napiš CHYBÍ PODKLAD, - výstup je pracovní návrh pro change artefakt, nikoli finální změnový požadavek. Na závěr přidej: A) Co je již doložené B) Co je potřeba doplnit C) Které role musí změnu potvrdit D) Zda je výstup připraven pouze k internímu dopracování, nebo jako podklad pro změnové řízení Výstup NESMÍ být použit jako podklad pro schválení změny bez potvrzení relevantních rolí. Vstupy: [vložit] |
| Typ karty | Hlavní promptová karta |
| Účel | Připravit stručný a rozhodovací podklad pro jednání ŘV. |
| Kdy použít | Před jednáním ŘV, při eskalaci problému, při potřebě schválení změny nebo při předložení výstupu k akceptaci. |
| Povinné minimum vstupů | Input Header; potvrzený stav projektu; varianty; doložené dopady; body k rozhodnutí; zdroje Z1–Zn. |
| Ideální podklady | Předchozí podklad pro ŘV; AI-assist poznámka; jasně oddělené body k rozhodnutí a k informaci. |
| Pokud chybí | Bez zdrojů, dopadů a AI-assist poznámky nesmí být výstup použit pro ŘV. |
| Povinná validace | PM musí upravit výstup tak, aby jasně odděloval informaci, doporučení a bod k rozhodnutí. |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako asistent projektového manažera při přípravě podkladu pro Řídicí výbor projektu. Úkol: Na základě Input Headeru a vstupů připrav pracovní návrh podkladu pro ŘV. Každé klíčové tvrzení, dopad, číslo, termín a návrh varianty přiřaď ke zdroji Zx. Pokud zdroj chybí, napiš CHYBÍ PODKLAD. Struktura výstupu: 1. Stručné shrnutí situace 2. Potvrzený stav 3. Otevřené body 4. Varianty dalšího postupu 5. Dopady jednotlivých variant na čas / rozsah / rozpočet / akceptaci / rizika 6. Riziko nečinnosti 7. Co je od ŘV požadováno k rozhodnutí 8. Co musí být před rozhodnutím ještě lidsky potvrzeno Pravidla: - nerozhoduj za ŘV, - odděl informativní část od části určené k rozhodnutí, - neuváděj jako potvrzený dopad nic, co není doloženo vstupem, - neuhlazuj problémové body do obecného manažerského jazyka, - pokud nejsou k dispozici podklady pro variantu nebo dopad, napiš CHYBÍ PODKLAD. Na závěr přidej: A) Body k rozhodnutí B) Body pouze k informaci C) Body, které musí PM doplnit před předložením ŘV D) Návrh AI-assist poznámky k tomuto výstupu Výstup NESMÍ být použit jako podklad pro ŘV bez validace PM a doplnění AI-assist poznámky. Vstupy: [vložit] |
| Typ karty | Hlavní promptová karta |
| Účel | Připravit pracovní přehled splnění akceptačních kritérií a otevřených bodů. |
| Kdy použít | Před akceptační schůzkou, před uzavřením etapy nebo při uzavírání projektu. |
| Povinné minimum vstupů | Akceptační kritéria; testy nebo důkazy; otevřené vady; stav plnění; zdroje Z1–Zn. |
| Ideální podklady | Akceptační protokoly; test summary; evidence vad a výjimek. |
| Pokud chybí | Bez důkazu ke kritériu může výstup jen označit CHYBÍ PODKLAD; nesmí nahrazovat akceptační rozhodnutí. |
| Povinná validace | PM, věcné a technické role a případně další rozhodující lidská instance. |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako asistent projektového manažera při přípravě akceptačních podkladů. Úkol: Na základě vstupů připrav pracovní přehled pro akceptační řízení. Pro každé akceptační kritérium uveď: 1. Kritérium 2. Stav: splněno / částečně splněno / nesplněno / nelze určit 3. Důkaz nebo relevantní podklad (Zx) 4. Otevřené vady nebo výhrady 5. Dopad na akceptaci 6. Doporučený další krok 7. Kdo musí stav potvrdit Pravidla: - každé hodnocení kritéria musí být opřeno o konkrétní důkaz, - bez důkazu napiš CHYBÍ PODKLAD, - nerozhoduj, že výstup je akceptován, - pouze připrav pracovní podklad pro lidské posouzení, - odliš drobnou výhradu od bodu, který může blokovat akceptaci. Na závěr vytvoř: A) Body pravděpodobně neblokující akceptaci B) Body potenciálně blokující akceptaci C) Co musí být před akceptací ještě potvrzeno D) Vazba na oficiální akceptační artefakt Výstup NESMÍ nahradit formální akceptační rozhodnutí. Vstupy: [vložit] |
| Typ karty | Hlavní promptová karta |
| Účel | Najít rozpory, chybějící návaznosti a nepromítnuté změny mezi dokumenty. |
| Kdy použít | Před jednáním ŘV, před akceptací, po významnější změně nebo při uzavírání projektu. |
| Povinné minimum vstupů | Definice projektu; WBS; harmonogram; rozpočet; risk/issue/change log; akceptační kritéria; zdroje Z1–Zn. |
| Ideální podklady | Poslední schválené verze artefaktů; change history; seznam vlastníků dokumentů. |
| Pokud chybí | Bez primárních artefaktů lze zachytit jen zjevné nesoulady; ostatní musí být označeno CHYBÍ PODKLAD. |
| Povinná validace | PM, případně další role podle typu nesouladu. |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako kontrolní asistent projektového manažera. Úkol: Porovnej vstupy a identifikuj: - rozpory, - duplicity, - chybějící návaznosti, - nepromítnuté změny, - nejasné nebo dvojznačné formulace. Zaměř se zejména na soulad mezi: - Definicí projektu, - WBS, - harmonogramem a milníky, - rozpočtem a kapacitami, - registrem rizik a problémů, - změnovými požadavky, - akceptačními kritérii. Výstup připrav ve struktuře: 1. Dotčený artefakt nebo artefakty 2. Popis zjištění 3. Typ zjištění 4. Zdroj nebo zdroje (Zx) 5. Pravděpodobný dopad 6. Doporučený další krok 7. Který artefakt má být opraven jako primární 8. Kdo musí zjištění potvrdit Pravidla: - neoznačuj automaticky každý rozdíl jako chybu, - pokud může jít o legitimní rozdíl v úrovni detailu, napiš to, - pokud nelze rozhodnout ze vstupů, napiš CHYBÍ PODKLAD nebo NELZE DOLOŽIT ZE VSTUPU. Na závěr přidej: A) Kritické nesoulady B) Nesoulady vhodné k běžné opravě C) Body k ručnímu metodickému posouzení Vstupy: [vložit] |
| Typ karty | Hlavní promptová karta |
| Účel | Převést rozptýlené poznatky z projektu do strukturovaného přehledu lessons learned. |
| Kdy použít | Na konci etapy nebo při uzavření projektu. |
| Povinné minimum vstupů | Závěrečné statusy; lessons learned podklady; change/risk/issue evidence; akceptace; zdroje Z1–Zn. |
| Ideální podklady | Závěrečná zpráva; retrospektiva týmu; doporučení k úpravě metodiky. |
| Pokud chybí | Bez závěrečných podkladů vznikne jen pracovní souhrn, ne oficiální lessons learned. |
| Povinná validace | PM, tým a podle významu zjištění i Nositel projektu. |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako asistent projektového manažera při zpracování lessons learned a závěrečného vyhodnocení projektu. Úkol: Na základě vstupů připrav pracovní návrh přehledu lessons learned. Rozděl výstup do těchto částí: 1. Co fungovalo dobře 2. Co nefungovalo dobře 3. Hlavní příčiny problémů 4. Které okolnosti byly jednorázové a které systémové 5. Doporučení pro příští projekty 6. Doporučení pro úpravu metodiky, šablon nebo projektových postupů Pravidla: - neopírej doporučení o obecné fráze bez vazby na vstupy, - odděl fakta od interpretace, - pokud doporučení není dost doložené, napiš CHYBÍ PODKLAD, - uveď, na které závěrečné artefakty nebo zdroje se výstup opírá. Na závěr přidej: A) 3–5 nejdůležitějších poučení B) Co má vstoupit do závěrečné zprávy C) Kam má být výstup uložen jako oficiální lessons learned artefakt Vstupy: [vložit] |
| Typ karty | Hlavní promptová karta |
| Účel | Převést technický nebo detailní podklad do podoby vhodné pro manažerské čtení. |
| Kdy použít | Při přípravě podkladů pro ŘV, Nositele projektu nebo širší stakeholdery. |
| Povinné minimum vstupů | Technický vstup; relevantní kontext projektu; zdroje Z1–Zn; určení cílové skupiny výstupu. |
| Ideální podklady | Technická analýza; architektonické schéma; ověřený slovník technických pojmů. |
| Pokud chybí | Bez technického kontextu a zdrojů hrozí zjednodušení; nejasné body ponech jako odborné k potvrzení. |
| Povinná validace | PM a podle tématu i příslušná odborná role, aby nedošlo ke ztrátě významu. |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako asistent projektového manažera, který převádí technický vstup do manažerského shrnutí. Úkol: Na základě vstupu připrav stručné manažerské shrnutí. Struktura: 1. O jaké téma jde 2. Jaký je potvrzený stav 3. Jaký je dopad na projekt 4. Co je již vyřešeno 5. Co zůstává otevřené 6. Jaké rozhodnutí nebo součinnost jsou potřeba 7. Co je nutné ponechat jako odborný bod Pravidla: - nezjednodušuj skutečnosti, které mají dopad na čas, rozpočet, akceptaci, bezpečnost nebo provoz, - nevynechávej nepříjemné technické skutečnosti jen proto, že komplikují sdělení, - technické body, které nelze bezpečně převést bez ztráty významu, ponech jako odborný bod k doplnění, - každé klíčové tvrzení opatři zdrojem Zx; bez zdroje napiš CHYBÍ PODKLAD. Na závěr přidej: A) Body vhodné pro manažerské čtení B) Body, které musí zůstat odborné C) Co má potvrdit odborná role před dalším použitím Vstupy: [vložit] |
• Tato část rozšiřuje základní promptovou knihovnu o situace, které se v projektech objevují méně rutinně, ale mají vysokou praktickou hodnotu. Zahrnuje zejména spolupráci s HTP, Nositelem projektu, Věcným a Technickým gestorem, testováním, finančním řízením, dotačním reportingem a veřejnými zakázkami.
| Typ karty | Hlavní promptová karta |
| Účel | Připravit stručný, věcný a rozhodovací podklad k eskalaci problému na vyšší řídicí úroveň. |
| Kdy použít | Pokud problém přesahuje rozhodovací kompetence PM, ohrožuje harmonogram, rozpočet, rozsah, akceptaci nebo vyžaduje rozhodnutí ŘV. |
| Povinné minimum vstupů | Popis problému; projevy; dopad; dosavadní kroky; zdroje Z1–Zn; dotčený milník nebo fáze. |
| Ideální podklady | Historie problému; předchozí eskalace; dopad na milník, akceptaci nebo fázi. |
| Pokud chybí | Bez potvrzeného dopadu a zdrojů připrav jen pracovní podklad k internímu ověření, ne formální eskalaci. |
| Povinná validace | PM musí potvrdit skutečný dopad problému, časovou naléhavost a to, že eskalace je opravdu nutná. |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako asistent projektového manažera ICT projektu. Úkol: Na základě vstupů připrav pracovní podklad k eskalaci problému na vyšší řídicí úroveň. Pokud je výstup určen pro ŘV nebo Nositele projektu, použij Input Header a u každého klíčového tvrzení uveď zdroj Zx. Bez zdroje napiš CHYBÍ PODKLAD. Struktura výstupu: 1. Název problému 2. Stručný popis situace 3. Jak se problém projevil 4. Kdy a kde vznikl 5. Zdroj nebo zdroje (Zx) 6. Dopad na čas / rozsah / rozpočet / akceptaci / fázi projektu 7. Jaké kroky již byly podniknuty 8. Jaké varianty dalšího postupu připadají v úvahu 9. Jaké rozhodnutí nebo podpora jsou požadovány 10. Na jakou řídicí úroveň problém patří: - PM - HTP - ŘV - jiná role Pravidla: - nerozhoduj za ŘV ani Nositele, - neeskaluj problém automaticky jen proto, že zní závažně, - odděl potvrzená fakta od odhadů, - pokud není dopad doložen, napiš CHYBÍ PODKLAD, - pokud není jasné, zda problém skutečně přesahuje rozhodovací pravomoc PM, označ NUTNÉ POTVRDIT. Na závěr přidej: A) Co musí PM před eskalací ještě potvrdit B) Zda jde o: - interní řešení, - koordinační eskalaci, - formální podklad pro ŘV Výstup NESMÍ být použit jako formální eskalační podklad bez potvrzení PM. |
| Typ karty | Hlavní promptová karta |
| Účel | Připravit první pracovní návrh ozdravného plánu při skluzu nebo významné odchylce. |
| Kdy použít | Při opoždění milníku, opakovaném skluzu dodávky, dlouhodobě neplněném plánu nebo při souběhu více odchylek. |
| Povinné minimum vstupů | Schválený plán nebo baseline; aktuální stav; skluz a závislosti; kapacity; zdroje Z1–Zn. |
| Ideální podklady | Kapacitní plán; závislosti mezi týmy; potvrzené příčiny skluzu. |
| Pokud chybí | Bez baseline, skluzu a závislostí může vzniknout jen orientační návrh kroků, ne recovery plán. |
| Povinná validace | PM a případně týmoví manažeři musí potvrdit proveditelnost navržených kroků. |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako asistent projektového manažera při přípravě recovery plánu projektu. Úkol: Na základě vstupů připrav pracovní návrh ozdravného plánu při skluzu projektu. Skluz posuzuj pouze proti schválenému baseline uvedenému ve vstupu. Pokud baseline chybí, napiš CHYBÍ PODKLAD: schválený plán / baseline. Struktura výstupu: 1. Stručné shrnutí problému 2. Vůči jakému baseline je skluz posuzován 3. Které části projektu jsou ve skluzu 4. Pravděpodobné příčiny skluzu 5. Kritické závislosti a blokery 6. Návrh krátkodobých opatření 7. Návrh střednědobých opatření 8. Dopad navržených opatření na čas / kapacity / rozpočet / rizika / akceptaci 9. Co je potřeba rozhodnout nebo potvrdit člověkem Pravidla: - nenavrhuj nereálná opatření bez opory ve vstupu, - pokud je pro opatření nutná změna baseline, označ to, - odděl opatření, která lze provést operativně, od opatření vyžadujících schválení, - pokud chybí údaje o kapacitách, závislostech nebo milnících, napiš CHYBÍ PODKLAD. Na závěr přidej: A) Nejkritičtější 3 kroky pro následujících 14 dní B) Které kroky vyžadují eskalaci nebo rozhodnutí C) Který oficiální artefakt metodiky musí být případně aktualizován |
| Typ karty | Hlavní promptová karta |
| Účel | Připravit smysluplný program porady s jasným rozlišením, co je informační bod a co rozhodovací bod. |
| Kdy použít | Před pravidelnou poradou projektového vedení, HTP nebo před schůzkou s klíčovými stakeholdery. |
| Povinné minimum vstupů | Otevřené body; rizika; problémy; změny; témata k rozhodnutí; zdroje Z1–Zn. |
| Ideální podklady | Předchozí zápis; seznam otevřených rozhodnutí; vlastník jednotlivých bodů. |
| Pokud chybí | Bez priorit, vlastníků nebo rozhodovací úrovně půjde jen o pracovní návrh programu porady. |
| Povinná validace | PM musí potvrdit prioritu bodů a to, zda jsou opravdu vhodné pro danou úroveň řízení. |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako asistent projektového manažera při přípravě programu porady projektového vedení. Úkol: Na základě vstupů připrav návrh programu porady projektového vedení. Pro každý bod uveď: 1. Název bodu 2. Účel bodu: informace / koordinace / rozhodnutí / eskalace 3. Proč je bod důležitý právě nyní 4. Jaký výstup se od bodu očekává 5. Kdo má být k bodu připraven vystoupit 6. Zdroj nebo zdroje (Zx) Pravidla: - body seřaď podle priority pro řízení projektu, - nerozdrob program na příliš mnoho drobných témat, - pokud bod nepatří na tuto úroveň řízení, označ to, - pokud bod vyžaduje rozhodovací podklad nebo změnový artefakt, uveď to výslovně. Na závěr přidej: A) Body, které lze řešit mimo poradu B) Body, které vyžadují samostatný podklad pro HTP / ŘV / změnové řízení |
| Typ karty | Hlavní promptová karta |
| Účel | Sjednotit připomínky z více zdrojů do přehledné a řiditelné podoby. |
| Kdy použít | Při připomínkování dokumentu, výstupu, návrhu řešení, akceptačního protokolu nebo změny. |
| Povinné minimum vstupů | Komentáře nebo připomínky z více zdrojů; verze dokumentu; zdroje Z1–Zn; případné rozpory. |
| Ideální podklady | Matrice vypořádání; rozhodovací úroveň; verze dokumentu po připomínkách. |
| Pokud chybí | Bez rozlišení zdrojů a rozporů nelze připravit spolehlivý konsolidovaný výstup. |
| Povinná validace | PM musí potvrdit závažnost a správné zařazení připomínek; sporné body mají potvrdit příslušné role. |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako asistent projektového manažera při konsolidaci připomínek od více stakeholderů. Úkol: Na základě vstupů připrav jednotný přehled připomínek. Pro každou konsolidovanou připomínku uveď: 1. Název tématu 2. Stručný popis připomínky 3. Zdroj nebo skupinu zdrojů (Zx) 4. Typ připomínky: věcná / technická / bezpečnostní / legislativní / procesní / uživatelská 5. Závažnost: kritická / významná / drobná 6. Návrh dalšího kroku 7. Vlastníka vypořádání 8. Zda je potřeba: - zapracování, - odborné stanovisko, - manažerské rozhodnutí, - eskalace Pravidla: - seskup podobné připomínky, - nevyhlazuj rozpory mezi připomínkami, - pokud se připomínky navzájem vylučují, označ to výslovně, - nevydávej závazné rozhodnutí o vypořádání bez opory ve vstupu. Na závěr přidej: A) Připomínky k okamžitému zapracování B) Připomínky k odbornému posouzení C) Připomínky k manažerskému rozhodnutí |
| Typ karty | Hlavní promptová karta |
| Účel | Proměnit dlouhou e-mailovou komunikaci do stručného a použitelného manažerského podkladu. |
| Kdy použít | Pokud se důležitá projektová informace ztratila v e-mailovém vlákně a PM potřebuje rychle pochopit stav. |
| Povinné minimum vstupů | E-mailové vlákno nebo přepis; kontext tématu; zdroje Z1–Zn; informace o tom, zda už existuje formální rozhodnutí. |
| Ideální podklady | Formální zápis k tématu; identifikace vlastníků úkolů; přehled již přijatých rozhodnutí. |
| Pokud chybí | Bez kontextu a informací o formálních rozhodnutích nesmí výstup nahrazovat zápis ani rozhodovací podklad. |
| Povinná validace | PM musí potvrdit, zda shrnutí odpovídá skutečnému stavu a zda některé body již nebyly mezitím rozhodnuty jinde. |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako asistent projektového manažera ICT projektu. Úkol: Na základě e-mailového vlákna připrav pracovní řídicí shrnutí. Struktura: 1. O jaké téma jde 2. Co je ve vlákně doložené a potvrzené 3. Co zůstává otevřené 4. Jaké úkoly nebo rozhodnutí z vlákna vyplývají 5. Jaká rizika, problémy nebo konflikty jsou patrné 6. Jaký další krok by měl PM zvážit Pravidla: - neprezentuj názor jednotlivce jako schválené stanovisko, - neoznačuj e-mailové vyjádření za formální rozhodnutí, pokud to není ze vstupu zřejmé, - pokud ve vlákně není shoda, napiš to výslovně, - výstup je pracovní shrnutí, nikoli oficiální zápis ani rozhodovací artefakt. Na závěr přidej: A) Body vhodné převést do zápisu z jednání B) Body vhodné zapsat do risk logu / issue logu / change logu C) Body, které vyžadují formální potvrzení |
| Typ karty | Hlavní promptová karta |
| Účel | Připravit krátké cílené shrnutí pro konkrétní skupinu stakeholderů. |
| Kdy použít | Před jednáním s vedením, věcným útvarem, dodavatelem, uživateli nebo před interní komunikací o projektu. |
| Povinné minimum vstupů | Aktuální stav; cílová skupina; hlavní sdělení; rizika; zdroje Z1–Zn. |
| Ideální podklady | Komunikační plán; sensitivita sdělení; schválená klíčová sdělení. |
| Pokud chybí | Bez přesné cílové skupiny a zdrojů vznikne jen pracovní návrh briefingu. |
| Povinná validace | PM musí potvrdit přiměřenost sdělení vůči cílové skupině a komunikační citlivost. |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako asistent projektového manažera při přípravě stakeholder briefingu. Úkol: Na základě vstupů připrav stručný briefing pro konkrétní cílovou skupinu. Cílová skupina: [doplnit přesně] Struktura: 1. Aktuální stav 2. Co je pro tuto skupinu nejdůležitější 3. Jaké změny nebo dopady může očekávat 4. Jaká součinnost je od této skupiny potřeba 5. Jaká rizika nebo omezení je nutné transparentně zmínit 6. Jaký je další krok Pravidla: - přizpůsob jazyk konkrétní cílové skupině, - zachovej věcnost a citlivost sdělení, - nevynechávej nepříjemná, ale důležitá fakta, - pokud některou informaci nelze této skupině sdělit bez dalšího souhlasu, označ to jako NUTNÉ POTVRDIT, - u významnějšího briefingu připoj zdroje Zx nebo CHYBÍ PODKLAD. Na závěr přidej: A) Stručná verze do 5 bodů B) Rozšířená verze do 1 strany C) Co musí PM potvrdit před odesláním nebo prezentací |
| Typ karty | Hlavní promptová karta |
| Účel | Připravit srozumitelný podklad k vysvětlení, proč vznikla rozpočtová odchylka a jaké má důsledky. |
| Kdy použít | Při překročení plánu, nevyčerpání prostředků, změně nákladové struktury nebo při přípravě na reporting vedení. |
| Povinné minimum vstupů | Rozpočtový plán; skutečné čerpání; období; dotčená položka; zdroje Z1–Zn. |
| Ideální podklady | Komentář FM; rozpočtový forecast; vazba na změnové řízení nebo dotaci. |
| Pokud chybí | Bez rozpočtové báze, období nebo komentáře FM nelze odchylku spolehlivě vysvětlit. |
| Povinná validace | PM a finanční manažer. |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako asistent projektového manažera a finančního řízení projektu. Úkol: Na základě vstupů připrav pracovní podklad k vysvětlení rozpočtové odchylky. Pokud je výstup určen pro ŘV, vedení nebo poskytovatele podpory, použij Input Header a u každého čísla, období, rozpočtové položky a důvodu odchylky uveď zdroj Zx. Bez zdroje napiš CHYBÍ PODKLAD. Struktura výstupu: 1. Jaká odchylka vznikla 2. V jakém období vznikla 3. Ve které rozpočtové položce nebo části projektu vznikla 4. Jaké jsou doložené příčiny odchylky 5. Jaký je dopad na projekt a případně na dotaci 6. Zda jde o jednorázový jev nebo trend 7. Jaké varianty reakce připadají v úvahu 8. Co je potřeba ještě doplnit nebo potvrdit Pravidla: - nevytvářej finanční závěry bez opory ve vstupu, - nebagatelizuj odchylku ani ji neuhlazuj, - pokud nelze dopad určit, napiš CHYBÍ PODKLAD, - pokud odchylka může znamenat potřebu změnového řízení, oznámení poskytovateli nebo zásah do rozpočtu, uveď to výslovně, - výstup je pracovní podklad, nikoli finální finanční stanovisko. Na závěr přidej: A) Co musí potvrdit Finanční manažer B) Co musí potvrdit PM C) Zda je potřeba: - interní nápravné opatření, - aktualizace rozpočtového plánu, - změnové řízení, - informování ŘV, - informování poskytovatele podpory |
| Typ karty | Hlavní promptová karta |
| Účel | Pomoci PM určit, které otevřené body je nutné uzavřít před dosažením konkrétního milníku nebo etapy. |
| Kdy použít | Před důležitým milníkem, akceptací, spuštěním, předáním nebo jednáním ŘV. |
| Povinné minimum vstupů | Seznam otevřených bodů; konkrétní milník; akceptační nebo stage-gate podmínky; zdroje Z1–Zn. |
| Ideální podklady | Schválený plán etapy; seznam blockerů; potvrzené akceptační podmínky. |
| Pokud chybí | Bez konkrétního milníku a podmínek přechodu nelze priority určit spolehlivě. |
| Povinná validace | PM potvrzuje prioritu a případně konzultuje s věcnými nebo technickými rolemi. |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako asistent projektového manažera při přípravě na milník nebo stage-gate projektu. Úkol: Na základě vstupů připrav prioritizovaný přehled otevřených bodů ve vztahu ke konkrétnímu milníku. Milník / stage-gate: [doplnit přesně] U každého otevřeného bodu uveď: 1. Název bodu 2. Proč je relevantní k milníku 3. Zdroj nebo zdroje (Zx) 4. Prioritu: kritická / vysoká / střední / nízká 5. Riziko, pokud nebude uzavřen 6. Dopad na čas / akceptaci / přechod do další fáze 7. Doporučený další krok 8. Vlastníka nebo roli Pravidla: - nehodnoť prioritu bez vazby na konkrétní milník nebo stage-gate, - odliš body blokující od bodů neblokujících, - pokud nelze dopad na milník doložit, napiš CHYBÍ PODKLAD, - pokud jde spíše o dlouhodobý úkol než o bezprostřední blocker, označ to. Na závěr vytvoř: A) Body blokující dosažení milníku B) Body neblokující, ale vyžadující sledování C) Body vhodné k řešení po milníku D) Co musí před rozhodnutím potvrdit PM nebo relevantní role |
| Typ karty | Hlavní promptová karta |
| Účel | Připravit strukturovaný soubor otázek a nejasností, které je třeba s dodavatelem projednat. |
| Kdy použít | Před kontrolním jednáním s dodavatelem, při nejasném stavu dodávky, před akceptací nebo při řešení problému. |
| Povinné minimum vstupů | Stav dodávky; nejasnosti; akceptační připomínky; smluvní nebo termínové body; zdroje Z1–Zn. |
| Ideální podklady | Relevantní smlouva nebo dodatek; issue/change log; akceptační kritéria. |
| Pokud chybí | Bez smluvního nebo akceptačního kontextu mohou vzniknout jen obecné otázky, ne jednací podklad. |
| Povinná validace | PM musí potvrdit tón, prioritu témat a případně doplnit body s právním nebo smluvním přesahem. |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako asistent projektového manažera při přípravě jednání s dodavatelem. Úkol: Na základě vstupů připrav strukturovaný seznam témat k projednání s dodavatelem. Rozděl výstup na: 1. Otázky k termínům a harmonogramu 2. Otázky k rozsahu a obsahu dodávky 3. Otázky ke kvalitě, testování nebo akceptaci 4. Otázky k otevřeným problémům a rizikům 5. Požadavky na doložení nebo upřesnění 6. Body, které nejsou otázkou, ale vyžadují rozhodnutí nebo eskalaci U každé položky uveď: - typ položky, - stručné znění, - proč je důležitá, - zdroj nebo zdroje (Zx), - kdo má bod otevřít nebo potvrdit. Pravidla: - formuluj otázky věcně, jednoznačně a bez emotivního jazyka, - pokud některý bod není otázka, ale požadavek na doložení, označ to, - pokud některý bod vyžaduje interní rozhodnutí organizace spíše než odpověď dodavatele, označ to výslovně, - pokud pro otázku chybí opora ve vstupu, napiš CHYBÍ PODKLAD. Na závěr přidej: A) 3 nejdůležitější body, které musí být na jednání uzavřeny B) Body, které vyžadují následný zápis do issue logu / change logu / akceptační evidence |
| Typ karty | Hlavní promptová karta |
| Účel | Připravit sadu pravděpodobných otázek a doporučených odpovědí před náročným jednáním. |
| Kdy použít | Před ŘV, briefingem vedení, eskalací problému nebo prezentací významné změny. |
| Povinné minimum vstupů | Aktuální stav projektu; odchylky; rizika; rozpočet; změny; zdroje Z1–Zn. |
| Ideální podklady | AI-assist poznámka; podklad pro ŘV; předchozí Q & A nebo briefing. |
| Pokud chybí | Bez doložených odpovědí a dopadů jde jen o interní přípravu, ne o hotové Q & A pro vedení. |
| Povinná validace | PM musí projít všechny odpovědi a upravit je podle reálného kontextu a citlivosti situace. |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako asistent projektového manažera při přípravě na řídicí jednání s vedením nebo Řídicím výborem. Úkol: Na základě vstupů připrav: A) seznam pravděpodobných otázek, B) pracovní návrh odpovědí. Zaměř se zejména na otázky k: - harmonogramu, - rozpočtu, - rizikům a problémům, - změnám, - akceptaci, - závislostem, - dalším krokům projektu. U každé otázky uveď: 1. Pravděpodobnou otázku 2. Pracovní návrh odpovědi 3. Zdroj nebo zdroje (Zx) 4. Zda je odpověď: - doložená, - částečně doložená, - nebo vyžaduje doplnění 5. Co musí před použitím potvrdit PM nebo jiná role Pravidla: - nepředstírej jistotu tam, kde data chybí, - pokud je vhodnější odpověď CHYBÍ PODKLAD nebo NELZE DOLOŽIT ZE VSTUPU, použij ji, - neformuluj za ŘV rozhodnutí, pouze připrav podklad pro odpověď, - pokud odpověď nese finanční, právní, bezpečnostní nebo dotační důsledky, označ to. Na závěr přidej: A) Otázky, na které musí být PM obzvlášť připraven B) Odpovědi, které vyžadují doplnění od FM / věcného gestora / technického gestora / jiné role C) Body vhodné do samostatného podkladu pro ŘV |
| Typ karty | Hlavní promptová karta |
| Účel | Připravit krátký koordinačně zaměřený podklad pro HTP. |
| Kdy použít | Před pravidelným jednáním HTP nebo při potřebě sladit více řešitelských týmů. |
| Povinné minimum vstupů | Statusy týmů; závislosti; problémy; rizika; body k HTP; zdroje Z1–Zn. |
| Ideální podklady | Agenda HTP; společný plán týmů; přehled blokujících závislostí. |
| Pokud chybí | Bez statusů týmů a závislostí může vzniknout jen obecný koordinační přehled. |
| Povinná validace | PM potvrzuje prioritu koordinačních témat a to, co má zůstat na HTP a co má jít dál. |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako asistent projektového manažera ICT projektu. Úkol: Na základě vstupů připrav stručný koordinační podklad pro jednání Hlavního týmu projektu (HTP). Zaměř se na: 1. stav jednotlivých týmů, 2. závislosti mezi týmy, 3. otevřené kolize nebo rozpory, 4. rizika a problémy vyžadující koordinaci, 5. témata, která mají být vyjasněna na úrovni HTP, 6. témata, která přesahují HTP a mohou směřovat k PM nebo ŘV. U každého bodu uveď: - stručný popis, - proč je pro HTP relevantní, - zdroj nebo zdroje (Zx), - navrženého vlastníka dalšího kroku. Pravidla: - nerozhoduj za HTP ani za ŘV, - HTP chápej jako koordinační a poradní úroveň, nikoli jako finální rozhodovací fórum, - odděl koordinační body od bodů k eskalaci, - pokud chybí podklad pro kolizi, závislost nebo dopad, napiš CHYBÍ PODKLAD. Na závěr přidej: A) 3 nejdůležitější koordinační témata B) Body vhodné k eskalaci mimo HTP C) Co musí PM před jednáním HTP potvrdit |
| Typ karty | Hlavní promptová karta |
| Účel | Zpřehlednit závislosti mezi týmy a identifikovat kritická místa. |
| Kdy použít | Při plánování etapy, při skluzu, před milníkem nebo pokud se mezi týmy objevují opakované blokace. |
| Povinné minimum vstupů | Seznam týmů a dodávek; milníky; závislosti; blokery; zdroje Z1–Zn. |
| Ideální podklady | WBS; milestone plan; potvrzení vlastníků závislostí. |
| Pokud chybí | Bez identifikovaných milníků a vlastníků závislostí nelze odlišit blocker od běžné koordinace. |
| Povinná validace | PM a případně dotčení týmoví manažeři. |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako asistent projektového manažera při analýze závislostí mezi řešitelskými týmy. Úkol: Na základě vstupů vytvoř pracovní přehled závislostí mezi týmy. Pro každou závislost uveď: 1. Zdrojový tým 2. Cílový tým 3. Na čem závislost spočívá 4. K jakému milníku, výstupu nebo aktivitě se vztahuje 5. Zdroj nebo zdroje (Zx) 6. Riziko, pokud závislost nebude splněna 7. Doporučený další krok 8. Kdo má závislost aktivně řídit Pravidla: - neoznačuj běžnou operativní komunikaci jako kritickou závislost bez opory ve vstupu, - odliš závislosti blokující, významné a běžně koordinační, - pokud není zřejmé, že závislost skutečně ohrožuje milník nebo výstup, napiš NUTNÉ POTVRDIT, - bez zdroje napiš CHYBÍ PODKLAD. Na závěr vytvoř: A) Kritické závislosti B) Závislosti vyžadující koordinační zásah PM / HTP C) Závislosti pouze ke sledování |
| Typ karty | Hlavní promptová karta |
| Účel | Připravit krátký, strategicky laděný briefing pro Nositele před důležitým jednáním. |
| Kdy použít | Před ŘV, před eskalací, před zásadním rozhodnutím nebo když PM potřebuje rychle sladit postup s Nositelem. |
| Povinné minimum vstupů | Aktuální stav; body pro Nositele; dopady; rozhodovací nebo podpůrné body; zdroje Z1–Zn. |
| Ideální podklady | Předchozí briefing; agenda ŘV/HTP; očekávání Nositele. |
| Pokud chybí | Bez jasných očekávání Nositele a zdrojů vznikne jen obecný briefing. |
| Povinná validace | PM. |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako asistent projektového manažera při přípravě briefingu pro Nositele projektu. Úkol: Na základě vstupů připrav stručný briefing pro Nositele. Použij tuto strukturu: 1. Aktuální stav projektu v 1–2 větách 2. Co je nyní pro Nositele nejdůležitější 3. Které body mohou vyžadovat zásah, podporu nebo rozhodnutí Nositele 4. Jaké jsou hlavní dopady na cíle, čas, rozpočet nebo akceptaci 5. Co by měl Nositel vědět před jednáním HTP nebo ŘV 6. Co PM od Nositele potřebuje Pravidla: - nerozhoduj za Nositele ani za ŘV, - odděl informativní část od části, kde se očekává součinnost nebo rozhodnutí, - u všech zásadních tvrzení uveď zdroj Zx; bez zdroje napiš CHYBÍ PODKLAD, - pokud nějaký bod přesahuje roli Nositele a patří až na ŘV, uveď to. Na závěr přidej: A) 3 otázky, na které by měl být Nositel připraven B) Co má být s Nositelem sladěno před dalším krokem |
| Typ karty | Hlavní promptová karta |
| Účel | Převést projektový nebo technický stav do podoby, která pomůže Věcnému gestorovi posoudit soulad s věcnými požadavky. |
| Kdy použít | Při připomínkování výstupu, před akceptací, při sporu o rozsah nebo při vyjasňování požadavků. |
| Povinné minimum vstupů | Výstup k posouzení; věcné požadavky; připomínky; akceptační kritéria; zdroje Z1–Zn. |
| Ideální podklady | Výstup k akceptaci; seznam věcných požadavků; rozhodnutí nebo výhrady z minulých kol. |
| Pokud chybí | Bez výstupu, požadavků a zdrojů nelze připravit smysluplný podklad pro věcné posouzení. |
| Povinná validace | PM a Věcný gestor. |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako asistent projektového manažera při přípravě podkladu pro Věcného gestora. Úkol: Na základě vstupů připrav přehled, který pomůže Věcnému gestorovi posoudit soulad výstupu s věcnými požadavky projektu. Struktura: 1. Jaký výstup nebo téma se posuzuje 2. Které věcné požadavky jsou relevantní 3. Co je podle vstupů zřejmě naplněno 4. Co je nejasné nebo sporné 5. Které body vyžadují vyjádření Věcného gestora 6. Jaké mohou být dopady, pokud výstup nebude odpovídat požadavkům Pravidla: - nenahrazuj odborné stanovisko Věcného gestora, - technické splnění neprezentuj automaticky jako věcné splnění, - pokud jsou požadavky nejasné nebo nedostatečně doložené, napiš CHYBÍ PODKLAD, - u každého klíčového tvrzení uveď zdroj Zx. Na závěr přidej: A) Otázky pro Věcného gestora B) Body vhodné k okamžitému potvrzení C) Body, které mohou vyvolat změnu nebo výhradu k akceptaci |
| Typ karty | Hlavní promptová karta |
| Účel | Zpřehlednit technický problém nebo návrh tak, aby Technický gestor mohl posoudit jeho technickou správnost a dopady. |
| Kdy použít | Při změně řešení, při technickém problému, před akceptací technické části nebo při nejasnosti ohledně proveditelnosti. |
| Povinné minimum vstupů | Technický návrh nebo problém; dopady; integrační nebo provozní souvislosti; zdroje Z1–Zn. |
| Ideální podklady | Technická dokumentace; integrační seznam; bezpečnostní nebo provozní omezení. |
| Pokud chybí | Bez technické dokumentace a dopadů jde jen o pracovní seznam otázek pro Technického gestora. |
| Povinná validace | PM a Technický gestor. |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako asistent projektového manažera při přípravě podkladu pro Technického gestora. Úkol: Na základě vstupů připrav přehled technického tématu k posouzení. Struktura: 1. Stručný popis technického tématu 2. Které části řešení jsou dotčeny 3. Jaké jsou známé nebo pravděpodobné technické dopady 4. Jaké integrační, provozní nebo bezpečnostní souvislosti je nutné zohlednit 5. Které body je třeba potvrdit Technickým gestorem 6. Jaké mohou být dopady na harmonogram, akceptaci nebo provoz Pravidla: - nenahrazuj technické stanovisko Technického gestora, - nevytvářej technická tvrzení bez opory ve vstupu, - pokud nejsou k dispozici klíčové technické informace, napiš CHYBÍ PODKLAD, - u bodů s dopadem na bezpečnost nebo provoz je explicitně označ. Na závěr přidej: A) Otázky pro Technického gestora B) Body k technickému potvrzení C) Body, které mohou vyvolat změnové řízení nebo blokaci akceptace |
| Typ karty | Hlavní promptová karta |
| Účel | Převést detailní výsledky testování do srozumitelného manažerského shrnutí. |
| Kdy použít | Po testovacím cyklu, před rozhodnutím o přechodu do další fáze, před akceptací nebo před produktivním startem. |
| Povinné minimum vstupů | Výsledky testování; seznam defektů; stav scénářů; testovací report; zdroje Z1–Zn. |
| Ideální podklady | Test plan; kritéria vstupu/výstupu z testů; seznam blockerů. |
| Pokud chybí | Bez testovacích výsledků a defektů nesmí být výstup použit jako podklad pro akceptaci nebo start. |
| Povinná validace | PM a Manažer testování. |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako asistent projektového manažera při přípravě test summary. Úkol: Na základě vstupů připrav stručné manažerské shrnutí výsledků testování. Struktura: 1. Jaký testovací cyklus byl proveden 2. Celkový stav testování 3. Hlavní zjištění 4. Kritické nebo blokující defekty 5. Defekty, které pravděpodobně neblokují další postup 6. Jaké jsou hlavní dopady na harmonogram, akceptaci nebo produktivní start 7. Co je potřeba rozhodnout nebo potvrdit člověkem Pravidla: - nerozhoduj sám, že řešení je připravené k akceptaci nebo startu, - odděl fakta z testování od interpretace, - u každého kritického tvrzení uveď zdroj Zx; bez zdroje napiš CHYBÍ PODKLAD, - pokud není jasné, zda je defekt blocker, napiš NUTNÉ POTVRDIT MANAŽEREM TESTOVÁNÍ. Na závěr přidej: A) Co musí potvrdit Manažer testování B) Co musí potvrdit PM C) Zda je výstup vhodný pro: - interní řízení, - akceptační podklad, - podklad pro rozhodnutí o dalším kroku |
| Typ karty | Hlavní promptová karta |
| Účel | Pomoci PM a testovacímu týmu roztřídit vady podle jejich dopadu. |
| Kdy použít | Před akceptací, před startem, po intenzivním testovacím cyklu nebo při rozhodování o tom, co je blocker. |
| Povinné minimum vstupů | Seznam defektů; vazba na akceptační kritéria nebo provoz; testovací důkazy; zdroje Z1–Zn. |
| Ideální podklady | Defect log; severity pravidla; akceptační rozhodovací prahy. |
| Pokud chybí | Bez defect logu, závažnosti a vazby na akceptaci jde jen o pracovní třídění, ne o finální priorizaci. |
| Povinná validace | PM, Manažer testování a podle tématu i Technický gestor nebo bezpečnostní role. |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako asistent projektového manažera při přípravě triage defektů. Úkol: Na základě vstupů připrav pracovní přehled defektů pro triage před akceptací nebo startem. U každého defektu uveď: 1. Název nebo ID defektu 2. Stručný popis 3. Dotčenou oblast řešení 4. Zdroj nebo zdroje (Zx) 5. Pravděpodobný dopad 6. Vazbu na akceptační kritéria, testovací scénář nebo produktivní provoz 7. Návrh pracovní priority: pravděpodobný blocker / vysoká / střední / nízká 8. Co je potřeba ještě lidsky potvrdit Pravidla: - pracovní priorita není finální rozhodnutí, - nebagatelizuj bezpečnostní, provozní nebo akceptační vady, - pokud nelze dopad ze vstupu spolehlivě určit, napiš CHYBÍ PODKLAD nebo NUTNÉ POTVRDIT, - výstup slouží pouze jako podklad pro Manažera testování, PM a relevantní role. Na závěr vytvoř: A) Pravděpodobné blokery B) Vady vhodné k řešení před akceptací nebo startem C) Vady vhodné k řešení po akceptaci nebo startu D) Vady s nejasným dopadem |
| Typ karty | Hlavní promptová karta |
| Účel | Připravit první pracovní verzi podkladu pro report vůči poskytovateli podpory. |
| Kdy použít | U spolufinancovaných projektů při přípravě zprávy o realizaci, souhrnu plnění nebo přehledu odchylek. |
| Povinné minimum vstupů | Projekt a reg. číslo; program nebo výzva; právní akt; monitorované období; pravidla programu; zdroje Z1–Zn. |
| Ideální podklady | Rozpočet; indikátory; milníky; interní oběh schválení; přílohy do spisu. |
| Pokud chybí | Bez programu, právního aktu a pravidel vznikne jen pracovní shrnutí a vše nedoložené musí být označeno CHYBÍ PODKLAD. |
| Povinná validace | PM a případně finanční nebo dotační role. |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako asistent projektového manažera nebo finanční/dotační role spolufinancovaného ICT projektu. Úkol: Na základě vstupů připrav pracovní návrh podkladu pro poskytovatele podpory nebo monitorovací/reportingový výstup. Použij pouze pravidla programu, výzvy, právního aktu a způsobilosti, která jsou výslovně uvedena ve vstupu. Pokud chybí, napiš CHYBÍ PODKLAD: pravidla programu / právní akt / pravidla způsobilosti. Struktura: 1. Identifikace projektu a podání 2. Monitorované období 3. Přehled realizovaných aktivit 4. Dosažené výstupy a milníky 5. Stav indikátorů nebo sledovaných ukazatelů 6. Stav rozpočtu a čerpání 7. Odchylky, změny, rizika a problémy s dopadem na dotaci 8. Co je potřeba ještě doplnit nebo potvrdit Pro každé klíčové tvrzení uveď: - stručné tvrzení, - zdroj nebo zdroje (Zx), - konkrétní místo ve zdroji, - pokud důkaz chybí, napiš CHYBÍ PODKLAD. Pravidla: - odchylky neuhlazuj, - neuváděj tvrzení o souladu s podmínkami dotace bez opory ve vstupu, - bez důkazu nepoužívej formulace „splněno“, „v pořádku“, „způsobilé“, - pokud není jasné, zda je změna nebo problém musí být oznámen poskytovateli, napiš NUTNÉ POTVRDIT. Na závěr přidej: A) Kontrolní checklist před odesláním B) Co musí potvrdit PM C) Co musí potvrdit FM / dotační role D) Návrh AI-assist poznámky |
| Typ karty | Hlavní promptová karta |
| Účel | Vytvořit stručný provozní podklad ke stavu čerpání a potenciálním rizikům rozpočtu. |
| Kdy použít | Před reportingem, při riziku přečerpání, při skluzu fakturace nebo při potřebě úpravy plánu čerpání. |
| Povinné minimum vstupů | Rozpočtový plán; skutečné čerpání; odchylky; období; zdroje Z1–Zn. |
| Ideální podklady | Forecast; cash-flow; komentář FM; vazba na čerpání dotace. |
| Pokud chybí | Bez plánu, skutečnosti a období lze vytvořit jen orientační briefing, ne finanční podklad. |
| Povinná validace | PM a Finanční manažer. |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako asistent projektového manažera a Finančního manažera projektu. Úkol: Na základě vstupů připrav pracovní briefing ke stavu čerpání rozpočtu projektu. Struktura: 1. Aktuální stav čerpání 2. Přehled hlavních odchylek oproti plánu 3. Ve kterých rozpočtových položkách vznikají odchylky 4. Doložené příčiny odchylek 5. Rizika pro další období 6. Dopad na projekt a případně na dotaci 7. Co je potřeba ještě potvrdit nebo doplnit U každé klíčové odchylky uveď: - rozpočtovou položku, - období, - zdroj nebo zdroje (Zx), - dopad, - navržený další krok. Pravidla: - nevyvozuj finanční závěry bez opory ve vstupu, - nebagatelizuj odchylky, - pokud chybí rozpočtová báze nebo plán, napiš CHYBÍ PODKLAD, - pokud odchylka může vyvolat změnové řízení nebo informování poskytovatele, označ to. Na závěr přidej: A) Co musí potvrdit Finanční manažer B) Co musí potvrdit PM C) Zda je potřeba informovat ŘV / poskytovatele / jinou roli |
| Typ karty | Hlavní promptová karta |
| Účel | Převést projektovou potřebu do strukturovaného zadání pro další zpracování v oblasti VZ. |
| Kdy použít | Při přípravě nové VZ, doplnění podkladů k VZ nebo při změně předmětu zadání. |
| Povinné minimum vstupů | Projekt; předmět potřeby; rozpočet nebo limit; interní předpis organizace k VZ; relevantní zdroje Z1–Zn. |
| Ideální podklady | Interní VZ workflow; schvalovací úroveň; dotační omezení, pokud jsou relevantní. |
| Pokud chybí | Bez interního předpisu a rozpočtového rámce jde jen o věcný nástin potřeby, ne podklad pro VZ workflow. |
| Povinná validace | PM, Věcný gestor, Technický gestor a následně Koordinátor VZ. |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako asistent projektového manažera při přípravě pracovního podkladu pro Koordinátora veřejných zakázek. Úkol: Na základě vstupů připrav strukturovaný pracovní podklad pro další přípravu veřejné zakázky. Použij pouze interní akty řízení, pravidla zadavatele, rozpočet, projektové podklady a dotační omezení, které jsou výslovně uvedeny ve vstupu. Pokud chybí, napiš CHYBÍ PODKLAD: interní pravidla VZ / rozpočtový rámec / dotační omezení. Struktura: 1. Jaká potřeba má být VZ pokryta 2. Vazba na cíle projektu, aktivitu, výstup nebo milník 3. Věcný rozsah potřeby 4. Technický rámec potřeby 5. Časové a integrační návaznosti 6. Rozpočtový rámec a případná omezení 7. Dotační nebo smluvní souvislosti, pokud jsou relevantní 8. Interní schvalovací a procesní omezení, pokud jsou ve vstupu 9. Co je potřeba ještě doplnit před dalším krokem Pravidla: - nepiš zadávací dokumentaci, - neřeš právní kvalifikaci VZ, - nevyvozuj závěr o správném režimu VZ bez opory ve vstupu, - pokud není jasný interní proces organizace, napiš CHYBÍ PODKLAD, - výstup je pouze pracovní věcný podklad. Na závěr přidej: A) Co musí potvrdit PM B) Co musí potvrdit věcný gestor C) Co musí potvrdit Koordinátor VZ / právník / jiná role D) Jaké artefakty a schválení chybí před dalším krokem |
| Typ karty | Hlavní promptová karta |
| Účel | Převést projektový stav do podoby vhodné pro programové řízení. |
| Kdy použít | Pokud je projekt součástí programu nebo je potřeba reportovat jeho stav v širším kontextu. |
| Povinné minimum vstupů | Aktuální stav projektu; vazba na program; závislosti na jiných projektech; zdroje Z1–Zn. |
| Ideální podklady | Programový dashboard; závislosti mezi projekty; zásahy programové úrovně. |
| Pokud chybí | Bez vazby na program a jiné projekty se z výstupu stane jen projektový report ve větším formátu. |
| Povinná validace | PM. |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako asistent projektového manažera při přípravě přehledu projektu pro programovou úroveň řízení. Úkol: Na základě vstupů připrav stručný programový přehled projektu. Struktura: 1. Aktuální stav projektu 2. Jak projekt přispívá k programu jako celku 3. Hlavní odchylky nebo rizika s dopadem na program 4. Závislosti na jiných projektech nebo aktivitách programu 5. Co může vyžadovat zásah programové úrovně 6. Co má znát programové řízení právě nyní Pravidla: - nezaměňuj programový přehled za detailní projektový status, - upřednostni informace o závislostech, dopadech a prioritách, - u všech zásadních tvrzení uveď zdroj Zx; bez zdroje napiš CHYBÍ PODKLAD, - pokud dopad na program nelze doložit, neprezentuj ho jako potvrzený. Na závěr přidej: A) Témata vhodná pro programový výbor / programového manažera B) Body, které zůstávají čistě na úrovni projektu C) Body, kde je nutná koordinace s jinými projekty |
| Typ karty | Hlavní promptová karta |
| Účel | Připravit velmi stručný portfolio-level pohled na projekt. |
| Kdy použít | Pro nadřazenou úroveň řízení, při prioritizaci projektů nebo při přehledu projektového zásobníku. |
| Povinné minimum vstupů | Účel projektu; stav; hlavní riziko; náročnost na zdroje; zdroje Z1–Zn. |
| Ideální podklady | Portfolio kritéria prioritizace; strategická vazba; resource planning. |
| Pokud chybí | Bez portfolio kritérií a zdrojů nelze spolehlivě určit prioritu ani úroveň zásahu. |
| Povinná validace | PM a případně nadřazená řídicí úroveň. |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako asistent projektového manažera při přípravě portfolio-level přehledu projektu. Úkol: Na základě vstupů připrav stručný přehled projektu pro portfolio nebo vrcholový management. Struktura: 1. Název a účel projektu 2. Aktuální stav v jedné větě 3. Hlavní přínos pro organizaci nebo strategii 4. Hlavní riziko nebo omezení 5. Náročnost na zdroje nebo podporu 6. Signál pro portfolio úroveň: - stabilní - sledovat - zvýšená pozornost - eskalace Pravidla: - nepiš detailní operativní historii, - nevyhlazuj problémy do obecného manažerského jazyka, - signál pro portfolio úroveň přiřaď jen tehdy, pokud je doložen vstupy, - pokud vstupy nestačí k hodnocení, napiš CHYBÍ PODKLAD. Na závěr přidej: A) Co by portfolio úroveň měla vědět nyní B) Zda projekt vyžaduje jen sledování, nebo aktivní zásah C) Jaké další podklady by si portfolio úroveň měla vyžádat |
• Meta-prompty představují univerzální šablony, z nichž si může projektový manažer odvodit další situace, které v této metodice nejsou dopředu rozepsány. Smyslem není nahradit konkrétní karty, ale umožnit bezpečně a konzistentně generovat nové varianty zadání podle stejných principů.
| Typ karty | Meta-prompt |
| Účel | Převést rozsáhlý nebo roztříštěný vstup do stručného manažerského jazyka pro konkrétní cílovou skupinu. |
| Kdy použít | Při přípravě briefingu pro vedení, Nositele, HTP, stakeholdera nebo interní shrnutí. |
| Povinné minimum vstupů | Input Header; cílová skupina; účel výstupu; zdroje Z1–Zn. |
| Ideální podklady | Jasně určený artefakt, na který se shrnutí váže; AI-assist poznámka, pokud je výstup významný. |
| Pokud chybí | Bez Input Headeru a cílové skupiny vznikne jen obecné shrnutí s omezenou řídicí hodnotou. |
| Povinná validace | PM. |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako asistent projektového manažera ICT projektu ve veřejné správě. Úkol: Na základě Input Headeru a vstupů připrav manažerské shrnutí. Cílová skupina: [doplnit přesně] Účel výstupu: [doplnit přesně] Struktura: 1. O jaké téma jde 2. Co je potvrzený stav 3. Co je hlavní problém, příležitost nebo rozhodovací téma 4. Jaké jsou dopady na projekt 5. Co zůstává otevřené 6. Jaký je doporučený další krok 7. Co musí být ještě lidsky ověřeno Pravidla: - používej výhradně fakta ze vstupů, - nic nedoplňuj obecnou znalostí ani domněnkou, - každé klíčové tvrzení přiřaď ke zdroji Zx; bez zdroje napiš CHYBÍ PODKLAD, - přizpůsob jazyk cílové skupině, ale nevyhlazuj problémy, - pokud je výstup významnější, považuj jej pouze za pracovní návrh. Na závěr přidej: A) Co musí potvrdit PM B) Na jaký oficiální artefakt se výstup váže C) Zda je výstup vhodný jen pro interní použití, nebo jako podklad pro další krok |
| Typ karty | Meta-prompt |
| Účel | Vytěžit ze vstupu rozhodnutí, úkoly, otevřené body a témata k dalšímu manažerskému posouzení. |
| Kdy použít | Po poradě, při práci s e-mailovým vláknem, delším dokumentem nebo komentáři od více lidí. |
| Povinné minimum vstupů | Libovolný vstup s identifikovatelnými rozhodnutími, úkoly nebo otevřenými body; zdroje Z1–Zn. |
| Ideální podklady | Zápis, e-mailové vlákno nebo dokument s jasnými zdroji; kontext projektové fáze. |
| Pokud chybí | Bez jasných zdrojů nelze odlišit rozhodnutí, úkol a otevřený bod; nejasné položky označ NUTNÉ POTVRDIT. |
| Povinná validace | PM. |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako asistent projektového manažera ICT projektu. Úkol: Ze vstupů vytěž: A) rozhodnutí, B) úkoly, C) otevřené body, D) témata, která mohou představovat riziko, problém, změnový požadavek nebo eskalační bod. Struktura: 1. Přijatá rozhodnutí 2. Úkoly 3. Otevřené body 4. Body k dalšímu manažerskému posouzení U rozhodnutí a úkolů vždy uveď: - stručný obsah, - zdroj nebo zdroje (Zx), - vlastníka, - termín, - stav, - poznámku. Pravidla: - nerozšiřuj vstup o nové informace, - nerozhodnuté body neoznačuj jako rozhodnutí, - názor jednotlivce nebo e-mailové vyjádření neprezentuj jako schválený závěr, pokud to není ze vstupu zřejmé, - pokud není znám vlastník nebo termín, napiš DOPLNIT, - pokud si nejsi jistý klasifikací bodu, napiš NUTNÉ POTVRDIT. Na závěr přidej: A) Body, které musí PM potvrdit B) Body vhodné k převodu do oficiální evidence (zápis, issue log, risk log, change log) |
| Typ karty | Meta-prompt |
| Účel | Roztřídit témata na rizika, problémy, změny, otevřené otázky a eskalační body. |
| Kdy použít | Když si PM potřebuje ujasnit charakter nových zjištění nebo rozlišit operativní body od bodů pro vyšší řízení. |
| Povinné minimum vstupů | Seznam témat nebo zjištění; kontext; zdroje Z1–Zn. |
| Ideální podklady | Pravidla klasifikace, pokud je organizace používá; vazba na logy a eskalační úrovně. |
| Pokud chybí | Bez kontextu a zdrojů je klasifikace jen pracovní hypotéza. |
| Povinná validace | PM. |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako analytický asistent projektového manažera ICT projektu. Úkol: Na základě vstupů roztřiď jednotlivá témata do pracovních kategorií: 1. Riziko 2. Již vzniklý problém 3. Změnový požadavek 4. Otevřená otázka 5. Téma pravděpodobně vhodné k eskalaci 6. Téma bez bezprostředního dopadu U každé položky uveď: - název, - stručný popis, - důvod pracovního zařazení, - zdroj nebo zdroje (Zx), - pravděpodobný dopad, - doporučený další krok, - kdo by měl bod potvrdit. Pravidla: - jde pouze o pracovní klasifikaci, nikoli finální rozhodnutí, - nezaměňuj symptom za problém, - nezaměňuj problém za riziko, - neeskaluj automaticky vše, co zní závažně, - pokud nelze položku spolehlivě zařadit, napiš NUTNÉ POTVRDIT, - bez zdroje napiš CHYBÍ PODKLAD. Na závěr vytvoř: A) Body k okamžitému řešení PM B) Body pravděpodobně vhodné k HTP nebo jiné koordinační úrovni C) Body pravděpodobně vyžadující vyšší rozhodovací úroveň |
| Typ karty | Meta-prompt |
| Účel | Připravit rozhodovací materiál s variantami dalšího postupu a s jasným vyznačením potřebné lidské volby. |
| Kdy použít | Při přípravě briefu pro ŘV, Nositele, při změnovém řízení nebo při řešení závažnější situace. |
| Povinné minimum vstupů | Input Header; potvrzený stav; varianty ze vstupu; zdroje Z1–Zn; role, která rozhoduje. |
| Ideální podklady | Schválený baseline; kritéria rozhodnutí; role rozhodovatele; dopady doložené vstupem. |
| Pokud chybí | Bez baseline, variant a rozhodovací role nesmí být výstup použit jako rozhodovací memo. |
| Povinná validace | PM a příslušná rozhodovací lidská role. |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako asistent projektového manažera při přípravě pracovního podkladu ve variantách. Úkol: Na základě Input Headeru a vstupů připrav pracovní přehled variant dalšího postupu. Struktura: 1. Stručný popis situace 2. Co je potvrzený stav 3. Jaké varianty dalšího postupu lze ze vstupů odvodit 4. Výhody jednotlivých variant 5. Nevýhody a rizika jednotlivých variant 6. Dopad variant na čas / rozsah / rozpočet / kvalitu / akceptaci / rizika 7. Co je potřeba před rozhodnutím doplnit 8. Jaké lidské rozhodnutí je požadováno Pravidla: - nerozhoduj za PM, Nositele, ŘV ani jinou roli, - neoznačuj jednu variantu jako správnou bez opory ve vstupu, - pokud varianta nebo dopad nejsou ve vstupu doložené, napiš CHYBÍ PODKLAD, - odděl fakta od interpretace, - výstup je pracovní podklad, nikoli rozhodnutí ani doporučení k přijetí jedné varianty. Na závěr přidej: A) Body, které jsou spolehlivě doložené B) Body, které vyžadují doplnění nebo odborné potvrzení C) Zda je výstup vhodný pro interní rozhodovací přípravu nebo pro další zpracování do formálního podkladu |
| Typ karty | Meta-prompt |
| Účel | Přeložit stejné téma do podoby vhodné pro konkrétní projektovou roli. |
| Kdy použít | Když je potřeba získat stanovisko Věcného gestora, Technického gestora, Finančního manažera, Manažera testování nebo jiné odborné role. |
| Povinné minimum vstupů | Vstup k posouzení; přesně určená role; zdroje Z1–Zn. |
| Ideální podklady | Popis role z metodiky; relevantní artefakt; očekávaný výstup role. |
| Pokud chybí | Bez přesně vymezené role a podkladů bude výstup příliš obecný. |
| Povinná validace | PM a dotčená odborná role. |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako asistent projektového manažera při přípravě podkladu pro konkrétní projektovou roli. Role: [doplnit přesně] Úkol: Na základě vstupů připrav podklad pro tuto roli a zaměř se jen na to, co je pro ni relevantní. Struktura: 1. Jaké téma nebo výstup má role posoudit 2. Co je pro tuto roli podstatné 3. Co je podle vstupů doložené 4. Co je nejasné nebo sporné 5. Jaké otázky musí tato role zodpovědět 6. Jaké mohou být dopady na projekt, pokud role téma nepotvrdí nebo vrátí Pravidla: - nenahrazuj odborný úsudek dané role, - nevydávej závěr místo této role, - každé klíčové tvrzení přiřaď ke zdroji Zx; bez zdroje napiš CHYBÍ PODKLAD, - pokud není ve vstupu dost podkladů pro kvalifikované posouzení, napiš to výslovně. Na závěr přidej: A) Co přesně potřebujeme od této role potvrdit B) Který oficiální artefakt nebo krok to ovlivní |
| Typ karty | Meta-prompt |
| Účel | Identifikovat rozpory, mezery a chybějící návaznosti v dokumentaci nebo v sadě vstupů. |
| Kdy použít | Před ŘV, před akceptací, po změně nebo při auditním a kontrolním průchodu dokumentací. |
| Povinné minimum vstupů | Sada dokumentů nebo vstupů; relevantní artefakty; zdroje Z1–Zn. |
| Ideální podklady | Poslední schválené verze dokumentů; seznam primárních artefaktů; change history. |
| Pokud chybí | Bez sady relevantních artefaktů lze zachytit jen dílčí nesoulady. |
| Povinná validace | PM a podle tématu další role. |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako kontrolní asistent projektového manažera ICT projektu. Úkol: Na základě vstupů identifikuj: - rozpory, - duplicity, - chybějící návaznosti, - nepromítnuté změny, - chybějící informace, - nejasné nebo dvojznačné formulace. Zaměř se zejména na soulad mezi: - cíli a rozsahem, - harmonogramem a milníky, - rozpočtem a zdroji, - riziky a problémy, - změnami, - akceptačními kritérii, - odpovědnostmi rolí, - oficiálními artefakty metodiky. Výstup připrav ve struktuře: 1. Popis zjištění 2. Kde se zjištění nachází 3. Typ zjištění 4. Zdroj nebo zdroje (Zx) 5. Pravděpodobný dopad 6. Doporučený další krok 7. Kdo má zjištění potvrdit Pravidla: - neoznačuj automaticky každý rozdíl jako chybu, - pokud může jít o rozdíl v úrovni detailu, napiš to, - pokud nelze rozhodnout, napiš CHYBÍ PODKLAD nebo NELZE DOLOŽIT ZE VSTUPU. Na závěr přidej: A) Kritické mezery B) Nekritické mezery C) Body, které mohou bránit použití výstupu jako oficiálního artefaktu |
| Typ karty | Meta-prompt |
| Účel | Připravit pracovní přehled připravenosti projektu na důležitý přechodový bod. |
| Kdy použít | Před milníkem, akceptací, produktivním startem nebo přechodem do další fáze. |
| Povinné minimum vstupů | Konkrétní milník nebo stage-gate; schválené podmínky přechodu; akceptační kritéria; zdroje Z1–Zn. |
| Ideální podklady | Schválený plán přechodu; seznam otevřených blockerů; akceptační nebo gate checklist. |
| Pokud chybí | Bez schválených podmínek přechodu a důkazů jde jen o pracovní self-check, ne o podklad k přechodu. |
| Povinná validace | PM a relevantní lidské role podle povahy gate. |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako asistent projektového manažera při posouzení pracovní připravenosti projektu na milník, akceptaci nebo stage-gate. Úkol: Na základě vstupů připrav pracovní přehled připravenosti. Milník / stage-gate: [doplnit přesně] Schválené podmínky přechodu / akceptace: [doplnit nebo uveď CHYBÍ PODKLAD] Posuzuj minimálně tyto oblasti: 1. Rozsah a výstupy 2. Harmonogram a termíny 3. Otevřené úkoly 4. Rizika a problémy 5. Změny 6. Testování nebo ověření kvality 7. Akceptační kritéria 8. Dokumentace a potřebná schválení U každé oblasti uveď: - co je splněno, - co je částečně splněno, - co není splněno, - co nelze bez dalšího potvrdit, - jaký je dopad na dosažení milníku nebo přechod do další fáze. Pravidla: - neoznamuj automaticky, že je projekt připraven, - připrav pouze pracovní podklad pro lidské rozhodnutí, - blocker odliš od neblokující výhrady, - bez doložené podmínky přechodu nebo důkazu napiš CHYBÍ PODKLAD. Na závěr vytvoř: A) Body blokující přechod B) Body neblokující, ale vyžadující sledování C) Co musí před rozhodnutím potvrdit lidské role D) Na který oficiální artefakt nebo akceptační krok se výstup váže |
• U dotačně spolufinancovaných projektů může umělá inteligence představovat významný akcelerátor práce projektového manažera, finančního manažera, dotační role i dalších členů projektového týmu. Důvodem je zejména vysoký podíl opakovaných administrativních a koordinačních činností, práce s větším množstvím formálních podkladů, potřeba pravidelného reportingu vůči poskytovateli podpory a nutnost průběžně sledovat soulad realizace projektu s pravidly výzvy, rozhodnutím o poskytnutí podpory, rozpočtem, harmonogramem, indikátory a evidenčními povinnostmi.
• AI je v této oblasti vhodné využívat zejména pro přípravu pracovních verzí monitorovacích a průběžných zpráv, sumarizaci podkladů od více partnerů, útvarů nebo dodavatelů, přípravu odpovědí na výzvy k doplnění nebo vysvětlení, identifikaci možných nesouladů mezi realizací projektu a dotačními podmínkami, přípravu podkladů ke změnovému řízení vůči poskytovateli podpory, tvorbu přehledu termínů, povinností, rizik a otevřených bodů a přípravu manažerských briefingů ke stavu dotační části projektu.
• Současně však platí, že AI nesmí bez lidské kontroly potvrzovat způsobilost výdajů, vydávat právní nebo dotačně závazný výklad pravidel, rozhodovat o souladu či nesouladu projektu s podmínkami podpory, nahrazovat vyjádření finančního manažera, dotačního specialisty, právníka nebo poskytovatele podpory ani vytvářet finální oficiální odpověď bez věcné a formální revize odpovědné osoby.
• V dotačních projektech má tedy AI nejvyšší hodnotu jako nástroj pro předzpracování, strukturování, kontrolní čtení a přípravu pracovního návrhu. Finální odpovědnost za obsah výstupů zůstává vždy na lidských rolích projektu.
• U výstupů určených pro dotační reporting, žádosti o změnu, žádosti o platbu, odpovědi poskytovateli podpory, kontrolu způsobilosti podkladů nebo auditní kontrolu platí přísnější režim evidence-first.
• V tomto režimu platí: tvrzení se uvádí pouze tehdy, pokud má oporu v měřitelném nebo dohledatelném důkazu; důkazem se rozumí zejména číslo výstupu, ID artefaktu, odkaz na dokument ve spisu, číslo přílohy, identifikovaný milník, rozpočtová položka nebo jiný jednoznačný evidenční údaj; pokud důkaz není ve vstupu dohledatelný, tvrzení nesmí být formulováno jako potvrzená skutečnost a v takovém případě se uvede „CHYBÍ PODKLAD“ nebo „NELZE DOLOŽIT ZE VSTUPU“.
• Pravidlo: U dotačních a auditních výstupů se preferuje nižší míra jazykové hladkosti před rizikem nedoloženého tvrzení. AI nesmí „dovyprávět“ chybějící souvislosti tak, aby text působil úplněji, než dovolují vstupy.
| Typ karty | Hlavní promptová karta |
| Účel | Připravit první pracovní verzi průběžné nebo monitorovací zprávy na základě projektových vstupů. |
| Kdy použít | Při pravidelném reportingu vůči poskytovateli podpory nebo při interním schvalování monitorovací zprávy. |
| Povinné minimum vstupů | Projekt a reg. číslo; program nebo výzva; právní akt; monitorované období; pravidla pro příjemce; zdroje Z1–Zn. |
| Ideální podklady | Rozpočet; indikátory; milníky; interní oběh schválení; přílohy do spisu. |
| Pokud chybí | Bez programu, právního aktu a pravidel nesmí být výstup použit pro monitorovací zprávu ani report poskytovateli. |
| Povinná validace | PM a finanční/dotační role. |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako asistent projektového manažera nebo finanční/dotační role spolufinancovaného ICT projektu. Úkol: Na základě vstupů připrav pracovní návrh textu pro monitorovací zprávu nebo obdobný reporting vůči poskytovateli podpory. Použij pouze pravidla programu, výzvy, právního aktu a způsobilosti, která jsou výslovně uvedena ve vstupu. Pokud chybí, napiš CHYBÍ PODKLAD: pravidla programu / právní akt / pravidla způsobilosti. Povinná dotační hlavička: - Projekt: - Registrační číslo: - Program / výzva: - Poskytovatel / ŘO / ZS: - Právní akt / rozhodnutí: - Monitorované období: - Typ výstupu: - Verze pravidel pro příjemce: - Relevantní pravidla způsobilosti: - Rozpočtová položka / aktivita / výstup / milník / indikátor: - Zdroje Z1–Zn: Struktura: 1. Shrnutí období (max. 6 vět, pouze ověřená fakta) 2. Splněné aktivity a výstupy 3. Indikátory a milníky – plán vs. skutečnost 4. Změny a odchylky 5. Rizika a problémy s dopadem na dotaci 6. Stav rozpočtu a čerpání 7. Co je potřeba ještě doplnit nebo potvrdit U každého klíčového tvrzení uveď: - tvrzení, - zdroj Zx, - konkrétní místo ve zdroji, - pokud důkaz chybí, napiš CHYBÍ PODKLAD. Pravidla: - odchylky neuhlazuj, - bez důkazu nepoužívej formulace „splněno“, „v pořádku“, „způsobilé“, - nepoužívej žádná pravidla programu, která nejsou ve vstupu, - pokud není zřejmé, zda je změna nebo odchylka oznamovací, napiš NUTNÉ POTVRDIT. Na závěr přidej: A) Kontrolní checklist před odesláním B) Co musí potvrdit PM C) Co musí potvrdit FM / dotační role D) Návrh AI-assist poznámky |
| Typ karty | Hlavní promptová karta |
| Účel | Sjednotit dílčí podklady od více partnerů, oddělení nebo projektových rolí do jednoho přehledu. |
| Kdy použít | Při přípravě zprávy, žádosti o změnu, žádosti o platbu nebo při interní kontrole stavu projektu. |
| Povinné minimum vstupů | Podklady od partnerů nebo útvarů; označené zdroje Z1–Zn; informace o rozporu nebo neúplnosti. |
| Ideální podklady | Jednotná struktura podkladů; označené rozpory; potvrzení od vlastníků podkladů. |
| Pokud chybí | Bez označených zdrojů a rozporů nelze bezpečně konsolidovat podklady pro dotace. |
| Povinná validace | PM a role odpovědné za dotčené části vstupu. |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako asistent projektového manažera dotačního projektu. Úkol: Na základě vstupů od více partnerů, útvarů nebo rolí připrav jeden konsolidovaný přehled. Struktura: 1. Potvrzené informace společné pro více zdrojů 2. Informace, které se liší nebo si odporují 3. Chybějící podklady 4. Body, které je potřeba dořešit před finálním použitím 5. Doporučený další krok pro PM / FM / dotační roli U každé položky uveď: - stručný obsah, - zdroj nebo zdroje (Zx), - zda jde o: - shodu, - rozpor, - neúplnost, - potřebu doplnění. Pravidla: - nevyhlazuj rozpory mezi vstupy, - pokud dva zdroje uvádějí rozdílné informace, označ to výslovně, - neoznačuj neúplný údaj za potvrzený, - pokud je výstup určen pro dotační reporting, drž evidence-first režim a bez zdroje piš CHYBÍ PODKLAD. Na závěr přidej: A) Co může být použito jako potvrzený vstup B) Co musí být ještě sjednoceno C) Kdo má rozpor nebo mezeru vyřešit |
| Typ karty | Hlavní promptová karta |
| Účel | Připravit první pracovní návrh odpovědi na žádost o doplnění, vysvětlení nebo upřesnění ze strany poskytovatele. |
| Kdy použít | Pokud poskytovatel podpory požaduje doplnění monitorovací zprávy, vysvětlení odchylky, doplnění přílohy nebo upřesnění projektového stavu. |
| Povinné minimum vstupů | Výzva poskytovatele; právní akt nebo pravidla; návrh odpovědi; důkazní přílohy; zdroje Z1–Zn. |
| Ideální podklady | Přehled příloh; interní stanoviska; právní nebo FM komentář. |
| Pokud chybí | Bez výzvy, důkazů a interního potvrzení nesmí být výstup použit jako odpověď poskytovateli. |
| Povinná validace | PM, dotační/finanční role a podle potřeby právník. |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako asistent projektového manažera nebo dotační/finanční role při přípravě pracovní odpovědi poskytovateli podpory. Úkol: Na základě vstupů připrav pracovní návrh odpovědi na výzvu k doplnění, vysvětlení nebo upřesnění. Struktura: 1. Na které body poskytovatel žádá odpověď 2. Návrh odpovědi po jednotlivých bodech 3. Jaké důkazy nebo přílohy odpověď podpírají 4. Co je zatím doložené 5. Co je potřeba ještě doplnit nebo potvrdit 6. Které body nesmí být odeslány bez dalšího ověření U každého bodu uveď: - stručné znění požadavku, - návrh odpovědi, - zdroj nebo zdroje (Zx), - konkrétní místo ve zdroji, - pokud důkaz chybí, napiš CHYBÍ PODKLAD. Pravidla: - nevytvářej právní nebo dotačně závazný výklad, pokud není ve vstupu, - neobhajuj automaticky stav projektu, pokud podklady ukazují nejasnost nebo odchylku, - pokud na bod nelze odpovědět ze vstupů, napiš CHYBÍ PODKLAD, - výstup je pracovní návrh, nikoli finální odpověď poskytovateli. Na závěr přidej: A) Co musí potvrdit PM B) Co musí potvrdit FM / dotační role C) Co musí potvrdit právník nebo jiná specializovaná role D) Jaké přílohy musí být připojeny |
| Typ karty | Hlavní promptová karta |
| Účel | Včas odhalit oblasti, kde může vznikat nesoulad mezi realizací projektu a dotačními podmínkami. |
| Kdy použít | Pravidelně v průběhu projektu, před odesláním zprávy, při významné změně nebo při zjištěné odchylce. |
| Povinné minimum vstupů | Pravidla programu nebo právní akt; stav projektu; rozpočet; změny; zdroje Z1–Zn. |
| Ideální podklady | Aktuální report projektu; výpis změn; indikátory a milníky; interní předpis organizace, pokud ovlivňuje workflow. |
| Pokud chybí | Bez pravidel programu lze jen vytipovat rizikové oblasti, ne posoudit nesoulad. |
| Povinná validace | PM a dotační/finanční role. |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako asistent projektového manažera dotačního projektu. Úkol: Na základě vstupů identifikuj oblasti, kde může vznikat riziko nesouladu mezi realizací projektu a doloženými pravidly programu, výzvy nebo právního aktu. Pokud ve vstupu nejsou pravidla programu, výzvy nebo právního aktu, napiš CHYBÍ PODKLAD: pravidla programu / právní akt. V takovém případě připrav pouze seznam potenciálně rizikových oblastí bez tvrzení o nesouladu. Rozděl výstup minimálně na tyto oblasti: 1. Harmonogram a milníky 2. Rozpočet a čerpání 3. Aktivity a výstupy 4. Indikátory nebo cílové hodnoty 5. Změny projektu 6. Dokumentace a evidence 7. Publicita a formální povinnosti U každé položky uveď: - popis rizikové oblasti, - z jakého důvodu je riziková, - zdroj nebo zdroje (Zx), - jaké pravidlo nebo dokument by měly být ověřeny, - doporučený další krok. Pravidla: - nerozhoduj, že jde o skutečný nesoulad, pokud to není jednoznačně doložené, - připrav pouze pracovní seznam rizikových míst, - bez důkazu napiš CHYBÍ PODKLAD, - pokud chybí pravidla programu, nesmíš je domýšlet. Na závěr přidej: A) Riziková místa k okamžité kontrole B) Riziková místa ke sledování C) Co musí potvrdit FM / dotační role / PM |
| Typ karty | Hlavní promptová karta |
| Účel | Připravit strukturovaný pracovní podklad pro změnu projektu vůči poskytovateli podpory. |
| Kdy použít | Při změně harmonogramu, rozpočtu, aktivit, výstupů, personálního zajištění nebo jiných podmínek vyžadujících formální oznámení či souhlas. |
| Povinné minimum vstupů | Popis změny; právní akt; změnový režim; dopad na harmonogram, rozpočet, indikátory; zdroje Z1–Zn. |
| Ideální podklady | Schválený baseline; změnový požadavek; rozpočtové dopady; interní workflow změn. |
| Pokud chybí | Bez právního aktu, baseline a změnového režimu nelze připravit spolehlivý podklad ke změně. |
| Povinná validace | PM, dotační/finanční role a podle potřeby věcný či právní vstup. |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako asistent projektového manažera nebo dotační/finanční role při přípravě pracovního podkladu k žádosti o změnu projektu vůči poskytovateli podpory. Úkol: Na základě vstupů připrav pracovní návrh podkladu ke změně projektu. Použij pouze informace výslovně uvedené ve vstupu. Pokud chybí právní akt, pravidla změnového režimu nebo schválený výchozí stav, napiš CHYBÍ PODKLAD. Struktura: 1. Jaká změna je navrhována 2. Z jakého důvodu změna vznikla 3. Od kdy se změna projevuje 4. Dopad na harmonogram 5. Dopad na rozpočet 6. Dopad na aktivity, výstupy, indikátory nebo milníky 7. Rizika, pokud změna nebude schválena 8. Co je třeba ještě doložit U každého dopadu uveď: - stručný popis, - zdroj nebo zdroje (Zx), - pokud důkaz chybí, napiš CHYBÍ PODKLAD. Pravidla: - nevydávej závěr, že změna je automaticky přípustná, - nevyvozuj oznamovací nebo schvalovací povinnost bez opory ve vstupu, - pokud dopad na indikátor, výstup nebo rozpočet není doložený, napiš CHYBÍ PODKLAD, - výstup je pracovní návrh, nikoli finální žádost o změnu. Na závěr přidej: A) Co musí potvrdit PM B) Co musí potvrdit FM / dotační role C) Co musí potvrdit věcná / technická / právní role D) Jaké přílohy nebo důkazy musí být přiloženy |
| Typ karty | Hlavní promptová karta |
| Účel | Převést pravidla, termíny a povinnosti dotačního projektu do přehledného operačního plánu. |
| Kdy použít | Na začátku projektu, při onboardingu nové role, před monitoringem nebo při ztrátě přehledu o povinnostech. |
| Povinné minimum vstupů | Pravidla programu; právní akt; harmonogram povinností; zdroje Z1–Zn. |
| Ideální podklady | Kalendář povinností; interní harmonogram schvalování; spisové požadavky organizace. |
| Pokud chybí | Bez pravidel programu a harmonogramu povinností lze jen vypsat orientační seznam úkolů. |
| Povinná validace | PM a dotační/administrativní role. |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako asistent projektového manažera dotačního projektu. Úkol: Na základě vstupů připrav přehled dotačních povinností a termínů. Pokud ve vstupu chybí pravidla programu, právní akt nebo harmonogram povinností, napiš CHYBÍ PODKLAD a nevytvářej nové povinnosti. Výstup rozděl na: 1. Povinné termíny a milníky 2. Reporting a související podklady 3. Povinnosti k rozpočtu a čerpání 4. Povinnosti k evidenci, dokumentaci a archivaci 5. Publicitní a formální povinnosti 6. Rizikové termíny nebo povinnosti U každé položky uveď: - co je povinnost, - kdy nastává, - zdroj nebo zdroje (Zx), - kdo je pravděpodobný vlastník, - co je potřeba připravit. Pravidla: - nevytvářej povinnosti, které nejsou ve vstupu, - pokud je pravidlo nejasné, napiš NUTNÉ POTVRDIT, - pokud není doložen termín nebo vlastník, napiš CHYBÍ PODKLAD. Na závěr přidej: A) 5 nejrizikovějších povinností B) Co musí potvrdit PM C) Co musí potvrdit FM / dotační nebo administrativní role |
| Typ karty | Hlavní promptová karta |
| Účel | Připravit pracovní manažerský souhrn k žádosti o platbu nebo finančnímu balíčku. |
| Kdy použít | Před interním schvalováním finančních podkladů, před kontrolou úplnosti nebo před odesláním. |
| Povinné minimum vstupů | Období; seznam výdajů; rozpočtové položky; doklady a akceptace; pravidla způsobilosti; zdroje Z1–Zn. |
| Ideální podklady | Auditní balíček; vazba výdaje na aktivitu/výstup; interní finanční předpis organizace. |
| Pokud chybí | Bez pravidel způsobilosti, dokladů a vazby na aktivitu nesmí být výstup použit pro ŽoP. |
| Povinná validace | Finanční manažer a PM. |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako asistent projektového manažera a Finančního manažera dotačního projektu. Úkol: Na základě vstupů připrav pracovní manažerský souhrn k žádosti o platbu nebo finančnímu podání. Struktura: 1. Jaké období a jaké výdaje jsou předmětem podání 2. Přehled rozpočtových položek a čerpání 3. Jaké doklady, akceptace a přílohy jsou k dispozici 4. Které oblasti vypadají kompletně 5. Které oblasti vypadají neúplně nebo rizikově 6. Jaké otázky je potřeba vyjasnit před podáním U každé problémové oblasti uveď: - stručný popis, - zdroj nebo zdroje (Zx), - co je doložené, - co chybí, - jaký je auditní nebo dotační dopad. Pravidla: - nepotvrzuj způsobilost výdajů bez pravidla programu a důkazu ve vstupu, - bez dokladu, akceptace nebo vazby na aktivitu napiš CHYBÍ PODKLAD, - výstup je pracovní přehled, nikoli finální potvrzení ŽoP, - pokud chybí pravidla způsobilosti, napiš CHYBÍ PODKLAD: pravidla způsobilosti. Na závěr přidej: A) Co musí potvrdit Finanční manažer B) Co musí potvrdit PM C) Které položky nesmí být zahrnuty bez doplnění D) Co musí být doplněno do spisu |
| Typ karty | Hlavní promptová karta |
| Účel | Připravit pracovní kontrolní přehled souladu mezi pracovním výkazem člena projektového týmu a dokumenty, které vymezují jeho roli, činnost, smluvní rámec a vazbu na projekt. |
| Kdy použít | Při pravidelné kontrole pracovních výkazů, před schválením měsíčních výkazů, při interní finanční nebo dotační kontrole, před žádostí o platbu, při přípravě na audit nebo při pochybnosti o souladu vykázané práce s projektovou rolí. |
| Povinné minimum vstupů | Výkaz práce; projektová role; projektové aktivity nebo výstupy; případný smluvní rámec; zdroje Z1–Zn. |
| Ideální podklady | Interní pravidla vykazování; evidence výstupů; kalendář, pokud je relevantní. |
| Pokud chybí | Bez role, aktivit a doložitelných podkladů může výstup jen označit položky k ručnímu ověření. |
| Povinná validace | PM a finanční/dotační role, případně HR nebo právník, pokud existuje pochybnost o smluvním nebo pracovněprávním rámci. Platí pravidla z úvodu kap. 7 C. |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako asistent projektového manažera při detailní pracovní kontrole měsíčního výkazu člena projektového týmu. Úkol: Na základě vstupů proveď křížovou kontrolu měsíčního pracovního výkazu proti: - projektové roli, - popisu činností, - smluvnímu nebo pracovněprávnímu rámci, pokud je ve vstupu, - projektovým aktivitám / WP, - harmonogramu a fázi projektu, - reálně doložitelným výstupům, schůzkám nebo podkladům. U každé relevantní položky výkazu uveď: 1. Popis vykázané činnosti 2. Pracovní zařazení: doložený soulad / částečný soulad / nejasné / možný nesoulad 3. S čím byla položka porovnávána 4. Zdroj nebo zdroje (Zx) 5. Proč je položka takto označena 6. Jaký důkaz nebo doplnění by bylo vhodné Zvlášť označ: - příliš obecné formulace, - činnosti bez jasné vazby na projekt, - položky mimo očekávanou roli, - položky připomínající běžnou provozní agendu mimo projekt, - položky s vyšším auditním rizikem. Pravidla: - nevydávej finální rozhodnutí o způsobilosti práce, - nehodnoť osobu, ale jen vazbu vykázané činnosti na projekt a doložitelnost, - nepředpokládej automaticky, že nejasná položka je chybná, - bez opory ve vstupu napiš CHYBÍ PODKLAD, - výstup je pouze pracovní indikace rizika; finální posouzení provádí odpovědná lidská role. Na závěr vytvoř: A) Stručné celkové zhodnocení B) Seznam položek k doplnění C) Seznam položek s vyšším rizikem D) Co má potvrdit PM / FM / jiná role |
| Typ karty | Hlavní promptová karta |
| Účel | Odhalit možné duplicity, překryvy, podezřele podobné formulace a obsahově shodné vykazování práce mezi více členy projektového týmu. |
| Kdy použít | Při měsíční kontrole timesheetů, před schválením podkladů do žádosti o platbu, při interní kontrole nebo před auditem. |
| Povinné minimum vstupů | Výkazy více členů týmu; projektové role; aktivity nebo výstupy; zdroje Z1–Zn. |
| Ideální podklady | Kalendář schůzek; seznam společných výstupů; interní pravidla vykazování organizace. |
| Pokud chybí | Bez výkazů více osob a kontextu společných aktivit nelze překryvy posoudit spolehlivě. |
| Povinná validace | PM a finanční/dotační role. Platí pravidla z úvodu kap. 7 C. |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako asistent projektového manažera při křížové kontrole pracovních výkazů projektového týmu. Úkol: Na základě vstupů připrav pracovní přehled možných překryvů, duplicit a dalších rizikových míst v projektových výkazech práce. Zkontroluj zejména: 1. obsahově shodné nebo velmi podobné formulace, 2. možné překryvy vykazovaných činností, 3. souběžné vykazování téže činnosti více osobami bez zjevné potřeby, 4. schůzky nebo koordinační činnosti vykázané více lidmi, 5. opakující se vzorce, které mohou vyžadovat ruční ověření. Výstup rozděl na: 1. Oblasti zjevného souladu 2. Možné duplicity 3. Možné obsahové překryvy 4. Podezřele podobné formulace 5. Témata vyžadující ruční kontrolu U každého zjištění uveď: - které osoby nebo role se týká, - o jakou činnost jde, - zdroj nebo zdroje (Zx), - proč je položka označena, - zda může jít o legitimní spolupráci nebo o riziko, - jaký je doporučený další krok. Pravidla: - nepovažuj automaticky každou podobnost za chybu, - nehodnoť výkon ani přínos jednotlivců, - pokud nelze ze vstupů rozhodnout, napiš NUTNÉ RUČNÍ POSOUZENÍ, - výstup je pouze pracovní indikace rizika a konzistence; finální posouzení provádí odpovědná lidská role. Na závěr přidej: A) Položky pravděpodobně v pořádku B) Položky vhodné k ruční kontrole C) Kdo má případně rozpor nebo překryv potvrdit |
| Typ karty | Hlavní promptová karta |
| Účel | Ověřit, zda vykázané činnosti mají oporu v kalendáři, schůzkách nebo jiné dostupné evidenci. |
| Kdy použít | Při zvýšené kontrole timesheetů, před auditem, při pochybnosti o vykázané schůzce nebo při potřebě zesílit důkazní stopu. |
| Povinné minimum vstupů | Výkaz práce; kalendář nebo schůzky; důkazní stopa; zdroje Z1–Zn. |
| Ideální podklady | Pozvánky; zápisy; deliverables; interní pravidla evidence práce, pokud existují. |
| Pokud chybí | Bez kalendáře nebo důkazní stopy nelze položku potvrdit; absence důkazu neznamená automaticky chybu. |
| Povinná validace | PM, příslušný člen týmu a podle potřeby finanční/dotační role. Platí pravidla z úvodu kap. 7 C. |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako asistent projektového manažera při kontrole pracovního výkazu proti kalendáři, schůzkám a dostupné důkazní stopě. Úkol: Na základě vstupů porovnej pracovní výkaz s kalendářem, schůzkami a další evidencí. Zkontroluj zejména: 1. zda vykázané schůzky odpovídají kalendáři nebo pozvánkám, 2. zda délka vykázané schůzky odpovídá evidovanému času, 3. zda vykázaná činnost není v konfliktu s jinou doloženou aktivitou ve stejném čase, 4. zda existuje zjevná důkazní stopa pro vykázanou činnost, 5. které položky jsou doložené, částečně doložené nebo bez zjevné opory. Výstup rozděl na: 1. Položky s jasnou oporou ve vstupu 2. Položky s částečnou oporou 3. Položky bez zjevné opory 4. Časové konflikty nebo nejasnosti 5. Doporučené body k ručnímu ověření Pravidla: - absence důkazu automaticky neznamená chybu, - pokud kalendář nebo evidence nejsou úplné, napiš CHYBÍ PODKLAD, - nehodnoť osobu, ale jen doložitelnost položky, - výstup je pracovní podklad pro kontrolu, nikoli finální závěr o správnosti výkazu. Na závěr přidej: A) Položky s dostatečnou oporou B) Položky, kde je vhodné doplnit důkazní stopu C) Položky, které vyžadují ruční ověření |
| Typ karty | Hlavní promptová karta |
| Účel | Připravit pracovní rizikové skóre výkazu nebo jeho částí podle předem definovaných varovných znaků. |
| Kdy použít | Při větším objemu výkazů, před interní kontrolou, před auditem nebo pokud je potřeba rychle prioritizovat, co kontrolovat ručně jako první. |
| Povinné minimum vstupů | Výkaz práce; role; projektové aktivity; relevantní pravidla; zdroje Z1–Zn. |
| Ideální podklady | Interní pravidla vykazování; vysvětlivky k rolím; potvrzené příklady položek. |
| Pokud chybí | Bez pravidel vykazování a kontextu je skóre jen pracovní priorita ruční kontroly. |
| Povinná validace | PM a finanční/dotační role. Platí pravidla z úvodu kap. 7 C. |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako asistent projektového manažera při předběžném rizikovém hodnocení pracovních výkazů. Úkol: Na základě vstupů připrav pracovní red flags screening položek výkazu. Posuzuj pouze tyto varovné znaky: 1. příliš obecný popis činnosti, 2. opakující se stejná formulace bez specificity, 3. činnost bez zjevné vazby na projekt, 4. možný rozpor s projektovou rolí nebo doloženým rámcem, 5. práce ve víkendu nebo svátku, pokud je to podle vstupu relevantní, 6. možný rozpor s harmonogramem nebo fází projektu, 7. neobvyklá časová náročnost, 8. nedostatečná důkazní stopa, 9. možný překryv s jinou činností. Každou položku označ jako: - nízké riziko, - střední riziko, - vyšší riziko k ruční kontrole. U každé položky s vyšším rizikem uveď: - proč byla takto označena, - které znaky k tomu vedly, - zdroj nebo zdroje (Zx), - co je potřeba ručně ověřit. Pravidla: - vyšší riziko neznamená porušení pravidel ani chybu, - jde pouze o prioritu ruční kontroly a doplnění důkazní stopy, - nehodnoť osobu ani výkon, - pokud chybí vstupy, které by mohly hodnocení změnit, napiš CHYBÍ PODKLAD. Na závěr připrav: A) Stručné celkové zhodnocení výkazu B) Seznam položek s vyšším rizikem k ruční kontrole C) Seznam položek se středním rizikem D) Doporučené pořadí ruční kontroly |
• Vyšší skóre nebo vyšší rizikovost položky neznamená porušení pravidel; jde pouze o prioritu pro ruční kontrolu a doplnění důkazní stopy.
| Typ karty | Hlavní promptová karta |
| Účel | Přeformulovat příliš obecné nebo slabě průkazné položky pracovního výkazu do přesnějšího, věcně konkrétnějšího a ověřitelného jazyka bez změny významu. |
| Kdy použít | Před schválením výkazu, při vrácení výkazu k doplnění, při interní kontrole kvality formulací nebo při přípravě na audit. |
| Povinné minimum vstupů | Původní formulace výkazu; důkazní stopa k položce; zdroje Z1–Zn. |
| Ideální podklady | Ticket, zápis, deliverable, commit nebo e-mail; interní pravidla popisu práce, pokud existují. |
| Pokud chybí | Bez důkazní stopy se položka nesmí zpřesňovat; označ ji NUTNÉ DOPLNIT KONTEXT / DŮKAZ. |
| Povinná validace | PM a autor výkazu; cílem je zpřesnit, ne měnit realitu. Platí pravidla z úvodu kap. 7 C. |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako asistent projektového manažera při zpřesňování formulací pracovního výkazu člena projektového týmu. Úkol: Na základě vstupů přeformuluj popisy činností do věcně konkrétnějšího a ověřitelného jazyka. U každé položky uveď: - původní formulaci, - navrženou přesnější formulaci, - jaká konkrétnost nebo ověřitelnost byla doplněna, - zdroj nebo zdroje (Zx), o které se přeformulace opírá. Pravidla: - zachovej původní význam, - nepřidávej nové činnosti, které nejsou ve vstupu, - nepřikrášluj výkaz, - každá přeformulace MUSÍ být opřená o dohledatelný důkaz (ticket, zápis, deliverable, commit, e-mail), - pokud důkaz neexistuje, položku nepřeformuluj přesněji, ale označ ji jako NUTNÉ DOPLNIT KONTEXT / DŮKAZ, - výstup slouží ke zkvalitnění doložitelnosti, nikoli ke změně reality. Na závěr přidej: A) Typy formulací, kterým je vhodné se vyhnout B) Co musí před použitím potvrdit autor výkazu nebo odpovědná lidská role |
| Typ karty | Operativní karta |
| Kdy použít | Monitorovací zprávy, ŽoP, komunikace s poskytovatelem podpory a kontroly. |
| Povinné minimum vstupů | Projekt a reg. číslo; program nebo výzva; právní akt; monitorované období; zdroje Z1–Zn. |
| Ideální podklady | Rozpočet; indikátory; interní schvalovací workflow; checklist příloh. |
| Pokud chybí | Bez programu, právního aktu a zdrojů nejde o audit-ready podklad, ale jen o pracovní draft. |
| Povinná validace | FM a PM minimálně. |
| Navazuje na | 7 C.1 |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako asistent PM spolufinancovaného ICT projektu. Připrav pracovní návrh textu pro monitorovací zprávu / podklad poskytovateli podpory. ZÁSADY: - Každé tvrzení musí mít odkaz na zdroj (Z1/Z2/…) a konkrétní místo (sekce / strana / odstavec). - Kde důkaz chybí, napiš doslova: CHYBÍ PODKLAD. - Odchylky neuhlazuj. Když je skluz / riziko / problém, pojmenuj ho věcně. STRUKTURA: 1) Shrnutí období (max 6 vět) – jen ověřená fakta + zdroj 2) Splněné aktivity a výstupy – seznam po bodech (výstup / aktivita, stav, důkaz, zdroj) 3) Indikátory / milníky – plán vs. skutečnost + zdroj; pokud chybí, CHYBÍ PODKLAD 4) Změny a odchylky – popis, důvod, dopad (čas / rozpočet / rozsah), návrh dalšího kroku; vše se zdrojem 5) Rizika a problémy s dopadem na dotaci – co to znamená pro plnění, co je potřeba rozhodnout / eskalovat 6) Seznam příloh do spisu – co má být přiloženo (doklady, akceptace, zápisy, změny); u každé položky „je / není“ + co chybí Na konec přidej: A) Kontrolní checklist před odesláním (max 10 bodů) B) AI-assist poznámka – návrh vyplnění (předvyplň z INPUT HEADER) |
| Typ karty | Operativní karta |
| Kdy použít | Před ŽoP / MZ, při interní kontrole, při pochybnostech a před auditem. |
| Povinné minimum vstupů | Seznam výdajových položek; pravidla způsobilosti; právní akt; rozpočtová položka; zdroje Z1–Zn. |
| Ideální podklady | Akceptace plnění; objednávka/smlouva; interní finanční předpis organizace. |
| Pokud chybí | Bez pravidel způsobilosti a důkazů lze jen vypsat sporné oblasti a chybějící podklady. |
| Povinná validace | FM a PM. |
| Navazuje na | 7 C.7 / finanční screening |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako kontrolní asistent PM / finanční role. Úkol: zkontrolovat způsobilost a doložitelnost výdajů pro dotaci pouze na základě vstupů. VSTUP: seznam položek (každá položka: ID, popis, částka, období, rozpočtová položka, vazba na aktivitu / výstup, doklad(y), objednávka / smlouva, akceptace plnění). VÝSTUP pro každou položku: 1) Předběžné zařazení: pravděpodobně způsobilé / sporné / pravděpodobně nezpůsobilé / nelze určit 2) Důkazy ve vstupu (cituj Zx a místo) 3) Co chybí do spisu (konkrétně: jaký doklad / jaká akceptace / jaké zdůvodnění) 4) Riziko pro audit (stručně: proč) 5) Doporučený další krok (kdo to má doplnit) PRAVIDLA: - Neinterpretuj pravidla programu, která nejsou ve vstupu. Pokud chybí pravidla OP / výzvy, napiš „CHYBÍ PODKLAD: pravidla způsobilosti“. - Nevymýšlej čísla ani fakta. |
| Typ karty | Operativní karta |
| Kdy použít | Před zahrnutím osobních nákladů do dotace a před interní kontrolou. |
| Povinné minimum vstupů | Pravidla vykazování; období; seznam výkazů; projektové role; zdroje Z1–Zn. |
| Ideální podklady | Kalendářní omezení; pravidla vykazování; schvalovatel; vazba na výstupy. |
| Pokud chybí | Bez pravidel vykazování a projektového kontextu lze jen vytipovat anomálie k ověření. |
| Povinná validace | FM (obsah) a PM (věcná vazba). |
| Navazuje na | 7 C.9–7 C.17 |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako kontrolní asistent pro plausibilitu výkazů práce v projektu. VSTUP: - pravidla vykazování (pokud existují) + období - seznam výkazů: osoba / role, datum, počet hodin, aktivita, vazba na výstup, poznámka, schvalovatel - kalendářní omezení (svátky / OOF), pokud je ve vstupu VÝSTUP: 1) Nálezy (po bodech): duplicity, nereálné součty, chybějící vazba na aktivitu, „copy-paste“ popisy bez obsahu, konflikty s plánem 2) Rizikové položky (TOP 10): proč jsou rizikové + co doplnit 3) Návrh sjednocení popisů aktivit (aby byly auditně obhajitelné), ale bez měnění faktů 4) Co musí člověk potvrdit (povinné validační body) PRAVIDLA: - Nehodnoť výkon lidí. Pouze konzistence a doložitelnost. - Kde chybí podklady, napiš CHYBÍ PODKLAD. |
| Typ karty | Operativní karta |
| Kdy použít | Před odevzdáním MZ / ŽoP, před kontrolou a při uzavírání období. |
| Povinné minimum vstupů | Seznam očekávaných artefaktů; seznam dokumentů a odkazů; zdroje Z1–Zn. |
| Ideální podklady | Spisový a archivační předpis organizace; check-list poskytovatele; seznam očekávaných artefaktů. |
| Pokud chybí | Bez seznamu očekávaných artefaktů a dokumentů nelze spolehlivě určit úplnost spisu. |
| Povinná validace | FM, PM a dle potřeby VZ. |
| Navazuje na | auditní spis / evidence-first |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako kontrolní asistent pro úplnost auditního balíčku (spisu) projektu. VSTUP: - seznam očekávaných artefaktů dle metodiky / programu (pokud je) - aktuální seznam uložených dokumentů a odkazů (Z1…Zn) ÚKOL: 1) Seřaď artefakty do kategorií: A) Řízení projektu (zápisy, ŘV, statusy, změny) B) Finanční / dotační (rozpočet, ŽoP / MZ, doklady, kontroly) C) VZ / smlouvy (zadávací dokumentace, smlouvy, dodatky, akceptace) D) Plnění a akceptace (předávky, protokoly, testy) 2) U každé položky uveď: JE / NENÍ / NEJDE URČIT + zdroj (Zx) nebo CHYBÍ PODKLAD 3) Vypiš kritické mezery (TOP 10) – co chybí a proč je to riziko při kontrole 4) Navrhni konkrétní doplnění (kdo / co / do kdy) PRAVIDLA: - Nevymýšlej seznam artefaktů, pokud není ve vstupu. Když chybí očekávaný seznam, napiš „CHYBÍ PODKLAD: očekávané artefakty“. |
| Typ karty | Operativní karta |
| Kdy použít | Rychlé předtřídění položek před detailní kontrolou. |
| Povinné minimum vstupů | Seznam položek výdajů; základní důkazy; zdroje Z1–Zn. |
| Ideální podklady | Právní akt; rozpočtová položka; akceptace plnění; pravidla způsobilosti. |
| Pokud chybí | Bez právního aktu, pravidel a dokladů jde jen o rychlý screening položek, ne o předběžné posouzení. |
| Povinná validace | FM. |
| Navazuje na | B.4 |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako kontrolní asistent finančního manažera projektu. ÚKOL: Na základě vstupů připrav pracovní předběžné posouzení způsobilosti a doložitelnosti výdajů. Posuzuj pouze to, co je výslovně uvedeno ve vstupu. Neprováděj právní ani dotační výklad mimo dodané podklady. VSTUP: - seznam výdajových položek; u každé položky pokud možno: ID položky, popis, částka, období, rozpočtová položka, vazba na projektovou aktivitu nebo výstup, doklad(y), smlouva / objednávka, akceptace plnění, zdroj(e) Z1–Zn - pravidla způsobilosti, právní akt, interní finanční pravidla, pokud jsou relevantní VÝSTUP: Pro KAŽDOU položku uveď: 1. ID a stručný název položky 2. Předběžné zařazení: - pravděpodobně způsobilé - sporné - pravděpodobně nezpůsobilé - nelze určit 3. Důkazy ve vstupu: - konkrétní zdroj(e) Zx - konkrétní místo ve zdroji, pokud je uvedeno 4. Vazba na projekt: - na jakou aktivitu / výstup / milník je položka navázána - pokud chybí, napiš CHYBÍ PODKLAD 5. Co chybí do spisu: - konkrétní doklad / akceptace / zdůvodnění / vazba 6. Riziko pro audit: - stručně a věcně proč 7. Doporučený další krok: - co doplnit - kdo má doplnit nebo potvrdit PRAVIDLA: - Používej výhradně fakta ze vstupů. - Neinterpretuj pravidla programu, která nejsou ve vstupu. - Pokud chybí pravidla způsobilosti, napiš doslova: CHYBÍ PODKLAD: pravidla způsobilosti. - Pokud chybí důkaz k položce, napiš CHYBÍ PODKLAD a nepřekrývej mezeru obecným textem. - Nezaměňuj chybějící dokument za automatickou nezpůsobilost; rozliš: A) chybí důkaz, B) je věcný rozpor, C) nelze určit. - Nevydávej finální finanční ani právní stanovisko. NA ZÁVĚR PŘIDEJ: A) Seznam sporných a pravděpodobně nezpůsobilých položek (TOP 10) B) Co musí potvrdit finanční manažer C) Co musí potvrdit PM nebo věcný gestor D) Které podklady chybí do auditního spisu |
| Typ karty | Operativní karta |
| Kdy použít | Před uzávěrkou, když je potřeba rychle najít anomálie. |
| Povinné minimum vstupů | Výkazy práce; projektové aktivity nebo výstupy; zdroje Z1–Zn. |
| Ideální podklady | Kalendář; interní pravidla vykazování; soupis výstupů nebo úkolů. |
| Pokud chybí | Bez výkazů, vazby na projekt a důkazní stopy lze jen označit rizikové položky k doplnění. |
| Povinná validace | FM a PM (věcná vazba). |
| Navazuje na | B.5 |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako kontrolní asistent pro plausibilitu a doložitelnost výkazů práce v projektu. ÚKOL: Na základě vstupů připrav pracovní kontrolu výkazů práce. Hledej anomálie, nekonzistence a chybějící vazby na projekt. Nehodnoť výkon lidí, pouze doložitelnost, konzistenci a auditní obhajitelnost. VSTUP: - období kontroly - pravidla vykazování, pokud existují - seznam výkazů; u každého záznamu pokud možno: osoba / role, datum, počet hodin, aktivita, vazba na výstup nebo milník, popis práce, schvalovatel, zdroj(e) Z1–Zn - kalendářní omezení, svátky, dovolené, OOO, pokud jsou ve vstupu - projektové aktivity, výstupy, plán nebo relevantní harmonogram, pokud jsou ve vstupu VÝSTUP: 1. Stručné shrnutí hlavních zjištění 2. Nálezy po položkách nebo skupinách položek: - typ nálezu: duplicita / nereálný součet / chybějící vazba na projekt / nejasný popis / konflikt s kalendářem / konflikt s plánem / jiný problém - koho nebo čeho se týká - zdroj(e) Zx - proč je položka riziková - co je třeba doplnit nebo potvrdit 3. Rizikové položky (TOP 10): - identifikace položky - důvod rizika - chybějící podklad - doporučený další krok 4. Návrh sjednocení popisů aktivit: - pouze způsob formulace - bez změny faktů a bez doplňování nového obsahu 5. Povinné validační body: - co musí potvrdit FM - co musí potvrdit PM - co musí potvrdit schvalovatel nebo liniový manažer, pokud relevantní PRAVIDLA: - Používej jen vstupy. - Nehodnoť pracovní výkon ani osobní kvalitu zaměstnance. - Nevyvozuj finanční ani pracovněprávní závěry bez opory ve vstupu. - Pokud chybí pravidla vykazování, napiš CHYBÍ PODKLAD: pravidla vykazování. - Pokud chybí vazba na aktivitu, výstup nebo milník, napiš CHYBÍ PODKLAD. - Pokud je popis práce příliš obecný, označ to jako riziko doložitelnosti, nikoli jako důkaz pochybení. - Kde nelze rozhodnout ze vstupů, napiš NELZE DOLOŽIT ZE VSTUPU. NA ZÁVĚR PŘIDEJ: A) Co lze opravit operativně bez další eskalace B) Co musí být ručně přezkoumáno před zahrnutím do dotace C) Které položky jsou pouze k doplnění D) Které položky mohou představovat auditní riziko |
| Typ karty | Operativní karta |
| Kdy použít | Skluz, přečerpání, nečerpání a podklady pro ŘV nebo dotace. |
| Povinné minimum vstupů | Rozpočtová odchylka; období; položka; zdroje Z1–Zn. |
| Ideální podklady | Forecast; předchozí rozpočtový briefing; podklad pro ŘV nebo poskytovatele. |
| Pokud chybí | Bez čísel, období a zdrojů jde jen o pracovní nástin vysvětlení odchylky. |
| Povinná validace | FM a PM. |
| Navazuje na | 7 A.7 |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako asistent finančního manažera a projektového manažera projektu. ÚKOL: Na základě vstupů připrav pracovní, věcný a auditně obhajitelný podklad k vysvětlení rozpočtové odchylky. Pokud je výstup určen pro ŘV, vedení nebo poskytovatele podpory, použij INPUT HEADER. U každého čísla, období, rozpočtové položky, příčiny a dopadu uveď zdroj Zx. Bez zdroje napiš CHYBÍ PODKLAD. VSTUP: - rozpočtový plán / baseline - skutečné čerpání - období - dotčené rozpočtové položky nebo aktivity - forecast nebo komentář FM, pokud existují - zdroje Z1–Zn STRUKTURA VÝSTUPU: 1. Jaká odchylka vznikla - plán vs. skutečnost - absolutní a relativní vyjádření, pokud je ve vstupu 2. V jakém období vznikla 3. Ve které rozpočtové položce, aktivitě nebo části projektu vznikla 4. Doložené příčiny odchylky - odděl potvrzené příčiny od pracovních hypotéz 5. Zda jde o jednorázový jev nebo trend 6. Dopad na projekt - čas - rozsah - kapacity - akceptaci 7. Dopad na dotaci nebo reporting, pokud je ze vstupu doložitelný 8. Varianty reakce - operativní opatření - potřeba rozpočtového přesunu - potřeba doplnění podkladů 9. Co chybí k úplnému doložení 10. Co musí být potvrzeno člověkem před dalším použitím PRAVIDLA: - Nevyvozuj finanční, dotační ani právní závěry bez opory ve vstupu. - Nezjemňuj problém a nebagatelizuj odchylku. - Pokud chybí rozpočtová báze, napiš CHYBÍ PODKLAD: rozpočtový plán / baseline. - Pokud chybí skutečnost nebo období, napiš CHYBÍ PODKLAD. - Pokud odchylka může vyvolat potřebu změnového řízení, informování poskytovatele nebo zásahu do rozpočtu, napiš: „MŮŽE vyžadovat potvrzení odpovědnou rolí“, ale nerozhoduj o tom s konečnou platností. - Výstup je pracovní podklad, nikoli finální finanční stanovisko. NA ZÁVĚR PŘIDEJ: A) Co musí potvrdit finanční manažer B) Co musí potvrdit PM C) Zda je výstup připraven: - jen k internímu dopracování - jako briefing pro ŘV - jako pracovní podklad pro poskytovatele D) Seznam chybějících důkazů a příloh |
| Typ karty | Operativní karta |
| Kdy použít | Před zahájením přípravy VZ jako věcný podklad. |
| Povinné minimum vstupů | Projekt; věcná potřeba; rozpočet nebo limit; interní pravidla organizace k VZ; zdroje Z1–Zn. |
| Ideální podklady | Interní směrnice VZ; schvalovací workflow; vazba na projektový artefakt a rozpočet. |
| Pokud chybí | Bez interního předpisu a rozpočtu jde jen o věcný podklad, ne o VZ-ready logiku. |
| Povinná validace | PM, věcný gestor a VZ. |
| Navazuje na | 7 A.20 |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako asistent projektového manažera při přípravě pracovního podkladu pro Koordinátora veřejných zakázek. ÚKOL: Na základě vstupů převeď projektovou potřebu do strukturovaného věcného podkladu pro další zpracování v oblasti veřejných zakázek. Používej pouze interní pravidla zadavatele, projektové podklady, rozpočtový rámec, smluvní a dotační omezení, které jsou výslovně uvedeny ve vstupu. Pokud chybí, napiš CHYBÍ PODKLAD. VSTUP: - projekt a jeho cíl - věcná potřeba - rozpočtový rámec nebo limit - interní pravidla organizace k VZ - dotační nebo smluvní omezení, pokud relevantní - zdroje Z1–Zn STRUKTURA VÝSTUPU: 1. Jaká potřeba má být VZ pokryta 2. Vazba na cíle projektu, aktivitu, výstup nebo milník 3. Co má být předmětem plnění 4. Co do plnění naopak zjevně NEpatří, pokud je to ze vstupu určitelné 5. Hlavní věcné požadavky 6. Hlavní technické a integrační požadavky - bez psaní zadávací dokumentace 7. Kritická omezení - časová - rozpočtová - provozní - integrační - bezpečnostní, pokud jsou ve vstupu 8. Dotační nebo smluvní souvislosti 9. Rizika pro další přípravu VZ - časová - věcná - rozpočtová - dotační 10. Co je potřeba doplnit před dalším krokem 11. Jaké artefakty a schválení musí předcházet předání Koordinátorovi VZ PRAVIDLA: - Nepiš zadávací dokumentaci. - Neřeš právní kvalifikaci VZ. - Neurčuj režim veřejné zakázky bez opory ve vstupu. - Když chybí interní pravidla, napiš CHYBÍ PODKLAD: interní pravidla VZ. - Když chybí rozpočtový rámec, napiš CHYBÍ PODKLAD: rozpočtový rámec. - Když chybí dotační omezení, ale mohou být relevantní, napiš CHYBÍ PODKLAD: dotační omezení. - Výstup je pouze pracovní věcný podklad. NA ZÁVĚR PŘIDEJ: A) Co musí potvrdit PM B) Co musí potvrdit věcný gestor C) Co musí potvrdit technický gestor D) Co musí potvrdit Koordinátor VZ / právník / jiná role |
| Typ karty | Operativní karta |
| Kdy použít | Při návrhu struktury zakázek nebo balíčků plnění. |
| Povinné minimum vstupů | Seznam plánovaných plnění nebo zakázek; časová a věcná návaznost; interní předpis organizace; zdroje Z1–Zn. |
| Ideální podklady | Právní nebo VZ komentář; interní pravidla zadavatele; návaznost na rozpočet a dotaci. |
| Pokud chybí | Bez návaznosti plnění a interních pravidel lze jen vytipovat riziková místa k právnímu posouzení. |
| Povinná validace | Specialista VZ, PM a případně právník. |
| Navazuje na | VZ kontrola struktury plnění |
PROMPT (copy-paste)
Vystupuj jako kontrolní asistent Koordinátora veřejných zakázek. ÚKOL: Na základě vstupů připrav pracovní analýzu, zda navržená struktura plnění nebo zakázek VYVOLÁVÁ rizikové signály z hlediska logiky rozdělení plnění, časové a věcné návaznosti a potřeby dalšího právního nebo VZ posouzení. Neprováděj právní hodnocení zákonnosti. Identifikuj pouze rizikové signály, rozpory a místa k dozdůvodnění. VSTUP: - seznam plánovaných zakázek / plnění; u každého pokud možno: název, předmět, rozpočet, časový rámec, vazba na aktivitu / výstup / milník, předpokládané dodavatele nebo trh, pokud je ve vstupu - časová návaznost plnění - věcná návaznost plnění - rozpočtové rámce - interní pravidla organizace - dotační souvislosti, pokud relevantní - zdroje Z1–Zn VÝSTUP: 1. Přehled všech plnění a jejich vzájemných vazeb 2. Skupiny plnění, které spolu zjevně souvisejí - věcně - časově - rozpočtově - funkčně 3. Rizikové signály: - které plnění nebo skupiny plnění jsou rizikové - proč jsou rizikové - zdroj(e) Zx 4. Co je třeba zdůvodnit, sloučit, oddělit nebo znovu přezkoumat 5. Jaké podklady chybí k posouzení 6. Co musí povinně posoudit Koordinátor VZ / právník / zadavatel PRAVIDLA: - Nehodnoť zákonnost. - Nepoužívej formulaci „je to nedovolené dělení“, pokud to není explicitně ve vstupu z právního stanoviska. - Používej formulace: - „rizikový signál“ - „vyžaduje právní posouzení“ - „vyžaduje zdůvodnění“ - Pokud chybí úplný seznam plnění, napiš CHYBÍ PODKLAD: úplný seznam plánovaných plnění. - Pokud chybí interní pravidla nebo rozpočtová vazba, napiš CHYBÍ PODKLAD. - Nevymýšlej tržní ani právní argumentaci. NA ZÁVĚR PŘIDEJ: A) Plnění bez zjevného rizikového signálu B) Plnění se středním rizikovým signálem C) Plnění s vysokým rizikovým signálem D) Co musí být doplněno před právním / VZ posouzením |
| Typ karty | Operativní karta |
| Kdy použít | Změnové řízení, dodatek ke smlouvě a úprava rozsahu / ceny / termínů. |
| Povinné minimum vstupů | Schválený změnový požadavek; původní smlouva; návrh dodatku; interní pravidla organizace; zdroje Z1–Zn. |
| Ideální podklady | Interní pravidla dodatků; právní stanovisko; vazba na rozpočet a dotaci. |
| Pokud chybí | Bez schválené změny, smlouvy a dodatku nelze soulad spolehlivě zkontrolovat. |
| Povinná validace | PM, specialista VZ a právník. |
| Navazuje na | 7 A.20 / change & smlouva |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako asistent Koordinátora veřejných zakázek při kontrole návaznosti změny projektu na smlouvu nebo dodatek. ÚKOL: Na základě vstupů připrav pracovní porovnání, zda navržená změna smlouvy nebo dodatek odpovídá schválené změně projektu a zda jsou všechny klíčové změny promítnuty konzistentně. Neprováděj právní posouzení platnosti dodatku. Připrav pouze strukturovaný kontrolní podklad. VSTUP: - schválený změnový požadavek nebo jiné schválené změnové rozhodnutí - původní smlouva - návrh dodatku nebo změny smlouvy - interní pravidla organizace - vazba na rozpočet a dotaci, pokud je relevantní - zdroje Z1–Zn VÝSTUP: 1. Co se mění v projektu - rozsah - termíny - cena / rozpočet - výstupy / akceptace 2. Co se mění ve smlouvě nebo dodatku 3. Matice souladu: - oblast změny - stav v projektu - stav ve smlouvě / dodatku - soulad / nesoulad / nelze určit - zdroj(e) Zx 4. Rizika: - čas - cena - rozsah - akceptace - dotace - interní governance 5. Co ve smlouvě nebo dodatku chybí, přebývá nebo je nejasné 6. Co musí být vyjasněno před podpisem 7. Kdo musí změnu potvrdit PRAVIDLA: - Nepiš, že dodatek je právně v pořádku nebo není v pořádku. - Nevyvozuj soulad bez opory ve vstupu. - Pokud chybí schválená změna projektu, napiš CHYBÍ PODKLAD: schválený změnový požadavek. - Pokud chybí smlouva nebo návrh dodatku, napiš CHYBÍ PODKLAD. - Pokud nelze určit vazbu na dotaci nebo rozpočet, napiš CHYBÍ PODKLAD. - Výstup je pracovní kontrolní podklad, nikoli právní stanovisko ani schválení podpisu. NA ZÁVĚR PŘIDEJ: A) Body v souladu B) Body v nesouladu C) Body, které nelze doložit ze vstupu D) Co musí potvrdit PM / specialista VZ / právník / finanční manažer |
| Typ karty | Operativní karta |
| Kdy použít | Těsně před podpisem smlouvy nebo uzavřením VZ. |
| Povinné minimum vstupů | Projektový záměr nebo schválená změna; rozpočet; harmonogram; interní checklist nebo pravidla VZ; zdroje Z1–Zn. |
| Ideální podklady | Interní checklist zadavatele; vazba na CR, rozpočet a harmonogram. |
| Pokud chybí | Bez interního checklistu, rozpočtu a vazeb na projekt jde jen o orientační kontrolu připravenosti. |
| Povinná validace | Specialista VZ. |
| Navazuje na | VZ před podpisem |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako kontrolní asistent Koordinátora veřejných zakázek před uzavřením zakázky nebo podpisem smlouvy. ÚKOL: Na základě vstupů vytvoř pracovní auditní checklist připravenosti zakázky k uzavření nebo podpisu smlouvy. VSTUP: - projektový záměr nebo schválená změna - rozpočet - harmonogram - interní checklist nebo pravidla VZ - návrh smlouvy / finální dokumentace, pokud je ve vstupu - vazba na dotaci, pokud relevantní - zdroje Z1–Zn VÝSTUP: Vytvoř checklist v těchto blocích. U každého bodu uveď: - stav: ANO / NE / CHYBÍ PODKLAD - zdroj(e) Zx - stručné riziko, pokud není splněno - doporučený další krok BLOK A – Vazba na projekt 1. Je doložena vazba na projektový záměr nebo schválenou změnu 2. Je doložena vazba na aktivitu / výstup / milník 3. Je zřejmé, že předmět plnění odpovídá potřebě projektu BLOK B – Vazba na rozpočet a finance 4. Je doložen rozpočtový rámec 5. Je doložena vazba na příslušnou rozpočtovou položku 6. Jsou identifikována finanční omezení nebo odchylky BLOK C – Vazba na harmonogram a plnění 7. Je doložena návaznost na harmonogram projektu 8. Jsou identifikovány kritické termíny a integrační návaznosti 9. Je zřejmé, kdo bude potvrzovat plnění nebo akceptaci BLOK D – Dotace a související omezení 10. Je zřejmá vazba na dotaci, pokud je relevantní 11. Jsou zachycena dotační omezení nebo povinnosti 12. Není ve vstupu zjevný rozpor s dotačními podklady BLOK E – Rizika a připravenost k podpisu 13. Jsou identifikována hlavní rizika před podpisem 14. Je zřejmé, kdo musí dát finální potvrzení 15. Chybějící artefakty nebo schválení jsou výslovně uvedeny PRAVIDLA: - Nevydávej právní závěr, že zakázka je připravena k podpisu. - Pokud chybí interní checklist nebo pravidla, napiš CHYBÍ PODKLAD: interní checklist / pravidla VZ. - Pokud chybí rozpočet, harmonogram nebo vazba na projekt, napiš CHYBÍ PODKLAD. - Nezakrývej rizika obecným shrnutím. - Výstup je pracovní checklist připravenosti, nikoli finální schválení. NA ZÁVĚR PŘIDEJ: A) Kritické překážky před podpisem B) Body, které lze doplnit operativně C) Body, které musí potvrdit Koordinátor VZ D) Body, které musí potvrdit PM / právník / finanční role / jiná role |
| Typ karty | Operativní karta |
| Kdy použít | Před odesláním na ŘV nebo poskytovateli podpory. |
| Povinné minimum vstupů | Podklad pro ŘV nebo dotační report; Input Header; zdroje Z1–Zn. |
| Ideální podklady | AI-assist poznámka; rozhodovací nebo dotační kontext; předchozí verze podkladu. |
| Pokud chybí | Bez zdrojů a cílového podkladu nemůže red-team provést spolehlivou kontrolu slabin. |
| Povinná validace | PM a u dotačních výstupů i FM. |
| Navazuje na | kritická oponentská kontrola |
PROMPT (copy-paste)
| Vystupuj jako kritický oponent podkladu. ÚKOL: Najdi slabá místa v textu / podkladu, která mohou způsobit problém při rozhodování nebo při kontrole. Kontroluj zejména: - tvrzení bez zdroje (Zx chybí) - nesoulady plán vs. skutečnost - nejasné formulace a „uhlazené“ odchylky - chybějící dopady (čas / rozpočet / rozsah) - chybějící rozhodnutí / eskalace VÝSTUP: - seznam nálezů (stručně, věcně) - u každého nálezu: proč je to riziko + co doplnit PRAVIDLA: - Nevymýšlej fakta. Pokud něco nelze ověřit ze vstupů, označ CHYBÍ PODKLAD. |
Automatizační scénáře navázané na promptovou knihovnu představují vyšší úroveň využití AI, při níž na sebe jednotlivé kroky vědomě navazují. Nejde o plnou automatizaci rozhodování, ale o řízené řetězce pracovních kroků, kde AI pomáhá s přípravou vstupů, strukturací výstupů a následnou kontrolou.
Typický scénář může mít například podobu: porada → pracovní návrh zápisu → akční seznam → aktualizace issue logu → status report. Jiný scénář může spojovat změnový požadavek, dopadovou analýzu, briefing pro ŘV a následnou aktualizaci artefaktů. Vždy však platí, že mezi jednotlivými kroky musí být zachovány gate podmínky (podmínky kontrolního bodu) a lidská validace tam, kde to metodika vyžaduje.
| Scénář | Navázané karty | Gate / podmínka |
| Koordinační scénář | zápis, úkoly, risk/issue log, status | PM potvrdí rozhodnutí, vlastníky a termíny |
| Změnový scénář | podklad k řízení změn, varianty, ŘV briefing | relevantní role potvrdí dopady |
| Akceptační scénář | test summary, triage, akceptační podklad | Manažer testování a PM potvrdí stav |
| Dotační scénář | MZ, ŽoP, změna, odpověď poskytovateli | PM + FM / dotační role potvrdí důkazy |
Checklist zavedení AI scénáře v týmu projektového řízení slouží jako rychlá provozní kontrola před tím, než je některý scénář pravidelně používán v týmu. Jeho cílem je ověřit, že jsou splněny minimální procesní, bezpečnostní a evidenční podmínky.
Doporučený model zavádění AI do organizace a projektového řízení vychází z principu postupného zavádění. Organizace by neměla začínat u nejcitlivějších rozhodovacích, dotačních nebo smluvních scénářů, ale u činností s nižším rizikem a vysokou opakovatelností, například u zápisů, pracovních shrnutí, status reportů nebo kontrol konzistence dokumentace.
Po ověření základních scénářů je vhodné rozšířit použití na řízené workflow s pevně nastavenými validačními body. Teprve poté má smysl nasazovat komplexnější použití v oblastech financí, dotací, akceptace nebo veřejných zakázek. Každé rozšíření musí být doprovázeno školením rolí, kontrolou vstupů a pravidelným vyhodnocováním přínosů a rizik.
|
Úroveň zavedení |
Typické scénáře |
Podmínka přechodu |
|
1. Základní |
Zápisy, shrnutí, akční seznamy |
Stabilní práce s Input Headerem a validací |
|
2. Řízené workflow |
Statusy, risk/issue log, podklady k řízení změn |
Funkční gate a auditní stopa |
|
3. Citlivé oblasti |
Dotace, finance, akceptace, VZ |
Doložené vstupy, role a kontrolní režim |
Metodika vytváří jednotný rámec pro bezpečné, přezkoumatelné a prakticky použitelné využití AI při řízení ICT projektů. Její smysl nespočívá v nahrazení projektového, finančního, dotačního ani zadávacího rozhodování, ale v tom, aby byl vznik pracovních návrhů rychlejší, strukturovanější a konzistentnější.
Největším přínosem dokumentu je zavedení společné logiky: správné vstupy, odpovídající promptová karta, povinná validace, auditní stopa a vazba na oficiální artefakty metodiky. Pokud se tyto podmínky nedodrží, AI přestává být podporou řízení a stává se zdrojem procesního rizika. Dokument má proto být používán jako praktický standard práce, nikoli jako volná sbírka doporučení.
AI se používá jen ve schváleném prostředí a se správným režimem práce s daty.
Výstup AI je vždy pracovní podklad, dokud není lidsky validován.
Bez Input Headeru a AI-assist poznámky nelze významnější výstupy používat k řízení ani rozhodování.
Každý použitelný výstup musí být navázán na formální projektový artefakt.
|
Role / oblast |
Typický typ výstupu |
Nejběžnější karty |
Nutná validace |
|
PM |
Status, zápis, změna, akceptace |
3, 4, 7, 8, 10, 11 |
PM + relevantní role |
|
FM / dotace |
MZ, ŽoP, výdaje, odchylky |
30, 31, 42–48, 54–60 |
FM + PM / dotační role |
|
VZ |
Věcný podklad, dodatky, checklist |
32, 61–64 |
Specialista VZ + PM + dle potřeby právník |
|
HTP / ŘV / vedení |
Koordinační a rozhodovací podklady |
8, 22, 23, 33, 34, 35–41 |
PM + relevantní role |