¶ Hodnoticí kritérium: Náklady životního cyklu
Zákon č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů (dále jen “zákon“), určuje, že zadavatel v zadávací dokumentaci stanoví, že nabídky budou hodnoceny podle jejich ekonomické výhodnosti. Ekonomická výhodnost nabídek se hodnotí na základě nejvýhodnějšího poměru nabídkové ceny a kvality včetně poměru nákladů životního cyklu a kvality. Zadavatel může ekonomickou výhodnost nabídek hodnotit také podle nejnižší nabídkové ceny nebo nejnižších nákladů životního cyklu.
¶ 1. Popis kritéria
Hodnocení na základě nejnižších nákladů životního cyklu (v angličtině tzv. LCCs – Live Cycle Costs) představuje hodnotící kritérium, které nezohledňuje pouze nejnižší nabídkovou cenu, tj. pořizovací investiční náklady, ale širší rozsah nákladů, které zadavatel nebo jiní uživatelé vynaloží za předmětnou veřejnou zakázku za dobu její očekávané ekonomické životnosti, tzn. zohledňuje širší ekonomické dopady, které předmět veřejné zakázky bude mít na zadavatele za předpokládanou dobu životnosti, nebo alespoň určité fáze životnosti (životního cyklu). Zadavatel má totiž podle zákona možnost hodnotit i náklady, které se vztahují jen k určité fázi životního cyklu předmětu veřejné zakázky (tzn. není dle našeho názoru nutné, aby hodnotil všechny náklady, které mohou teoreticky nastat za celý životní cyklus předmětu veřejné zakázky – někdy se v angličtině hovoří o tzv. „TCO – Total Costs of Ownership“ – byť hovořit o „vlastnictví“ v souvislosti se software je nepřesné). Obdobně i evropská zadávací směrnice 2014/24/EU hovoří o nákladech nebo i jen jejich částech.
Podle zákona se přitom životním cyklem obecně rozumí[1] všechny po sobě jdoucí nebo provázané fáze, zahrnující výzkum a vývoj, pokud mají být provedeny, výrobu, obchod a jeho podmínky, přepravu, užívání a údržbu, po celou dobu existence předmětu dodávky nebo stavby nebo poskytování služby, od získání surovin nebo vytvoření zdrojů po odstranění, likvidaci a ukončení služby nebo používání; v oblasti informačního systému veřejné správy (dále jen „ISVS”), je-li zadáván, tak jakékoli náklady v průběhu životního cyklu ISVS, které zadavateli nebo jinému uživateli budou vznikat, vždy však musí zahrnovat nabídkovou, tedy pořizovací cenu. Závěry obsažené v této metodice lze užít i na tzv. provozní informační systémy, které nemají přímo charakter ISVS.
¶ 2. Kdy toto kritérium využít?
Toto hodnotící kritérium je vhodné využít v prostředí ISVS zejména:
- v případech ISVS, kde se počítá s dlouhodobějším provozem a i tím i většími očekávanými průběžnými náklady na obnovu, údržbu a správu (servis), podporu a úpravu stávajících nebo rozvoj zcela nových funkcionalit, které nejsou nepodstatné a zanedbatelné výše, a pravděpodobnost jejichž potřeby s delším časovým horizontem roste, a to z celé řady důvodů, které nelze předem ani úplně předjímat, například však z důvodů požadavků na komunikační kompatibilitu (interoperabilitu) s jiným, například teprve budoucím ISVS, hardware nebo z důvodu legislativních změn, a nedojde-li současně k rozdělení veřejné zakázky na části dle § 35 a § 101 zákona, kdy by servisní a technická podpora byla poskytována jiným dodavatelem (případně dodavateli), nebo pokud nedojde k zadání takové podpory v rámci samostatné veřejné zakázky.
- V řízení se soutěžním dialogem nebo v řízení o inovačním partnerství, u kterých zadavatel nesmí podle zákona stanovit ekonomickou výhodnost pouze na základě nejnižší nabídkové ceny (tak nesmí pro úplnost hodnotit ani u veřejných dodávek na služby dle § 114 odst. 3 písm. b) zákona, ale tyto zakázky se netýkají ISVS).
- V situacích, kdy lze předpokládat, že náklady spojené s provozem, údržbou, rozvojem nebo koncem životnosti (životního cyklu) předmětu veřejné zakázky se budou nebo minimálně mohou podstatně lišit u různých dodavatelů.
Takové hodnocení, resp. veřejné zadávání zpravidla znamená i významně hospodárnější, ekonomicky racionálnější a nákladově efektivnější využívání veřejných prostředků (tedy i ekonomickou výhodnost a tak i dobrou praxi a naplnění principů 3E), než hodnocení pouze na základě nejnižší nabídkové (pořizovací) ceny, protože tato ještě vůbec nemusí vypovídat o celkových vynaložených nákladech spojených s celým životním cyklem pořizovaného ISVS nebo i jen jeho části, resp. i koncem takového cyklu (případný přechod na jiný ISVS), kdy tyto další náklady životního cyklu přitom mohou pořizovací cenu i výrazně převýšit. Hodnocení na základě nejnižších nákladů životního cyklu také více reflektuje hodnocení ekonomické výhodnosti způsobu provozu orgány veřejné správy spravovaných ISVS dle zákona č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy a o změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a jeho prováděcí vyhlášky č. 360/2023 Sb., o dlouhodobém řízení informačních systémů veřejné správy.
Zmíněné rozdělení zakázky dle § 35 a § 101 zákona lze doporučit zejména v případech, kdy má zadavatel poměrně jasnou představu o charakteru a délce takové servisní a podpůrné činnosti a smluvně zakotví v závazném vzoru smlouvy předání komentovaného zdrojového kódu a obecně oprávnění do takového kódu, tedy autorského díla, zasahovat, a to i prostřednictvím třetích osob, stejně jako možnost zadavatele se z takového původního smluvního závazku jednoduše vyvázat a pochopitelně, pokud má i poměrně jasnou představu, že obdrží v rámci takového dalšího zadávacího řízení také adekvátní nabídky (změnu dodavatele lze ovšem řešit i prostřednictvím institutu vyhrazené změny závazku ve smyslu § 100 zákona). Takové řešení představuje menší riziko proprietárního uzamčení (tzv. vendor lock-in – viz příslušný materiál k této problematice) a ve svém důsledku může vést i k větší celkové nákladové efektivnosti, ale představuje i větší náročnost celého zadávacího procesu na straně zadavatele.
¶ 3. Jaké náklady životního cyklu lze zohlednit?
Náklady životního cyklu musí ze zákona zahrnovat nabídkovou, tedy pořizovací cenu, kterou lze chápat jako náklady ceny za dílo (implementaci, integraci – interoperabilitu, zřízení a zpřístupnění/předplatné – to zejména v případě ISVS provozovaného jako Software as Service), případně i cenu licence a dále mohou zahrnovat náklady zadavatele nebo jiných uživatelů ISVS v průběhu životního cyklu ISVS, kterými mohou být zejména:
- ostatní pořizovací náklady (například náklady na pořízení nezbytného souvisejícího hardware a software),
- náklady související s užíváním ISVS (náklady spojené s uživatelskou podporou),
- náklady na údržbu (tedy běžný servis, opravování vad, patchování apod., tzv. maintenance), nebo
- náklady spojené s koncem životnosti (např. náklady spojené s tzv. exit strategií – migrací dat, případně i náklady na recyklaci / likvidaci hardware apod.),
- jakékoli jiné přímé interní náklady zadavatele nebo jiných uživatelů v průběhu životního cyklu ISVS, tj. například i náklady na rozvoj (přidání nových funkcionalit, další customizace apod.). Takové rozvojové změny ISVS sice mohou představovat změnu závazku ze smlouvy na veřejnou zakázku, nicméně pokud se bude v rámci zadávacích podmínek s možností takového dalšího rozvoje počítat, tak v souladu s rozhodovací praxí Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže by mělo jít (při splnění uvedených finančních limitů) o povolenou „de minimis“ výjimku dle § 222 odst. 4 zákona, ev. by mohlo jít i o další výjimku dle § 222 zákona. Případně může zadavatel postupovat i prostřednictvím vyhrazených změn závazku ve smyslu § 100 zákona. Alternativně, jsou-li součástí plnění od počátku už rozvojové práce (“rámcový prvek“ na čerpání „člověkodnů“ na rozvoj), jsou i rozvojové práce už součástí takového původního závazku a není tak třeba řešit ani jeho „změnu“ prostřednictvím možností, které k tomu účelu jinak zákon poskytuje v § 100 a § 222.
Zákon výslovně příkladně uvádí i možnost zohlednit náklady způsobené dopadem na životní prostředí, které jsou spojeny s předmětem plnění veřejné zakázky kdykoli v průběhu jeho životního cyklu, a to v případě, že lze vyčíslit jejich peněžní hodnotu (mohou jimi být zejména náklady na emise skleníkových plynů nebo jiných znečišťujících látek nebo jiné náklady na zmírnění změny klimatu). O těchto nákladech (fakticky v rovině ekonomické teorie tzv. externalitách, které mají dopad i na celou vnější společnost) lze v případě ISVS dle našeho názoru uvažovat v podobě spotřeby elektrické energie, pokud by tato nebyla získávána z obnovitelných zdrojů. Tento potenciální negativní dopad na životní prostředí lze ale řešit případně i prostřednictvím stanovení technické specifikace předmětu veřejné zakázky (maximální spotřeba na provoz příslušných systémů a komponent), anebo i na úrovni samotného zadavatele a obecně původu elektrické energie, kterou spotřebovává.
V praxi bývá součástí nákladů také inflace, resp. náklady plynoucí z inflační doložky. I tato inflační doložka je však součástí původního obsahu závazku, tedy v případě její aplikace nelze hovořit o změně dotčeného závazku.
¶ 4. Co musí obsahovat zadávací dokumentace?
- Zadavatel v zadávací dokumentaci musí uvést údaje, které mají účastníci zadávacího řízení poskytnout, a metodu, kterou zadavatel použije ke stanovení nákladů životního cyklu podle těchto údajů. Obecně přitom musí dodržet zásady stanovené v § 6 zákona, tedy dodržet zásadu transparentnosti a přiměřenosti a zásadu rovného zacházení a zákazu diskriminace.
- Pro vyčíslení případných nákladů způsobených dopady na životní prostředí musí zadavatel dle zákona použít metodu, která je
a) založena na objektivně ověřitelných a nediskriminačních kritériích,
b) přístupná všem dodavatelům, a
c) založena na údajích, které mohou dodavatelé poskytnout bez vynaložení nepřiměřeného úsilí (poznámka: tj. buď by získání takových údajů bylo např. prakticky nemožné nebo by bylo spojené s nepřiměřenými náklady).
- Vláda ČR může dle zákona nařízením stanovit společné metody pro stanovení nákladů životního cyklu a rozsah jejich používání, aktuálně tak však této možnosti není využito.
Vhodnou logickou metodou hodnocení je přitom užití součtu všech zohledňovaných nákladů životního cyklu nebo jeho určité fáze, tj. částky nabídkové (pořizovací) ceny a ostatních pořizovacích nákladů (ať už placených jednorázově nebo postupně dle dosažených milníků), paušálních cen za provoz, podporu a servis (případně obsahujících i nějaký maximální počet jednotkových nákladů – člověkodnů za určité paušálně účtované období) a jednotkových nákladů za rozvoj vynásobených předpokládaným počtem jednotek za danou uvažovanou životnost ISVS.
Z hlediska zákona a jeho materiální podstaty a účelu přitom není rozhodné, zda hodnocené náklady životního cyklu budou v zadávacích podmínkách takto i formálně pojmenovány nebo bude hodnocen jen „součet nabídkové ceny a dalších cenových položek“ apod. Vždy však musí být tedy obsažena alespoň „nabídková cena“.
Příklad (vzor) kalkulace nákladů životního cyklu naleznete v příloze této hodnotící karty. Kalkulátor nákladů ISVS provozovaného (nejen) v cloudu včetně doprovodné uživatelské příručky je dostupný též na stránkách naší Digitální a informační agentury.
¶ 5. Jakou dát hodnoticímu kritériu váhu?
Náklady životního cyklu mají váhu 100 % (tedy není ji třeba ani uvádět), pokud je toto kritérium použito jako jediné hodnotící kritérium, tj. jako nejnižší náklady životního cyklu, anebo menší procentní podíl, pokud je veřejná zakázka hodnocena na základě nejvýhodnějšího poměru nákladů životního cyklu a kvality, tedy v situacích, kdy zadavatel chce více hodnotit i kvalitu nabízeného plnění s cílem co možná největšího uspokojení svých potřeb a účelu dané veřejné zakázky.
V případě, že by byla hodnocena i kvalita nabízeného plnění, doporučujeme udělat analýzu ekonomického prospěchu takového kvalitativního kritéria („cost/benefit analýzu“), ze které by měl vyplývat ekonomický benefit převažující nad náklady takového kritéria a nastavit váhu tohoto kritéria tak, aby zadavatel získal kvalitu za ještě pro něj akceptovatelnou přiměřenou cenu (tzn. aby pokud možno výrazně nerostl mezní náklad na další hodnocený bod kvality, kdy taková vyšší kvalita by se už pak zadavateli ekonomicky nevyplácela) - v tomto směru se odkazujeme na naše hodnotící karty, například k fakultativním funkčním požadavkům.
¶ 6. Vzor do zadávací dokumentace
Do textu zadávací dokumentace doporučujeme vložit následující kapitoly týkající se hodnocení nabídek (v části výčtu a názvu uváděných smluv a zohledňovaných konkrétních nákladů životního cyklu adekvátně upravené dle faktické situace daného případu veřejné zakázky):
Hodnocení nabídek
Hodnocení nabídek bude provedeno v souladu s ustanovením § 114 odst. 1 zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o zadávání veřejných zakázek“) podle jejich ekonomické výhodnosti.
Ekonomická výhodnost nabídek bude hodnocena v souladu s ustanovením § 114 odst. 2 věty druhé zákona o zadávání veřejných zakázek podle nejnižších nákladů životního cyklu za dobu 8 let (dále jen „NŽC“).
Pravidla pro hodnocení nabídek
Zadavatel stanovil v souladu s ustanovením § 115 a § 118 zákona o zadávání veřejných zakázek kritéria hodnocení uvedená v kalkulaci NŽC, která tvoří přílohu č. 1 této zadávací dokumentace, a která zahrnují nabídkovou cenu za zhotovení (implementaci), nabídkovou cenu za licenci, nabídkovou cenu za následnou podporu, servis a rozvoj a ostatní náklady životního cyklu Informačního systému. Dodavatel je povinen tuto kalkulaci vyplnit tak, že vyplní všechny uvedené položky a zároveň tak, aby v celkových nákladech životního cyklu byly zahrnuty veškeré náklady spojené s plněním veřejné zakázky a žádná nebyla s nulovou hodnotou. Nabídkové ceny, resp. náklady životního cyklu budou zaokrouhleny maximálně na 2 desetinná místa.
Výše celkových nákladů životního cyklu Informačního systému se tedy vypočte tak, že se sečte nabídková cena a veškeré další náklady životního cyklu uvedené v předmětné kalkulaci NŽC, která tvoří přílohu č. 1 této zadávací dokumentace, a to v korunách českých bez DPH. Tato vyplněná příloha č. 1 zadávací dokumentace je povinnou součástí nabídky jako její příloha a údaje v této příloze uvedené budou jediným podkladem pro hodnocení nabídek bez ohledu na skutečnost, že jednotlivé příslušné náklady v rámci celkových NŽC jsou součástí i závazných vzorů implementační smlouvy, smlouvy licenční a smlouvy servisní a jejích příloh. Zadavatel si vyhrazuje právo přepočítat dodavatelem v kalkulaci NŽC uváděné celkové náklady životního cyklu nebo jiné dílčí matematické propočty. V případě rozporů platí jednotlivé uváděné nabídkové ceny / náklady životního cyklu a počty uváděných jednotek (násobky) před jejich uváděným celkovým součtem nebo jinými odvozenými údaji (matematickými propočty).
Komentář č. 1:
Vzor takové přílohy nabídky, který je přílohou této metodiky, předpokládá, že dodavatel zadá údaje o nákladech životního cyklu do přílohy k nabídce, která bude mít v elektronické variantě i povahu samostatného souboru zamknutého proti možným úpravám.
Náklady životního cyklu jsou vzorově navrženy k hodnocení jako součet investičních nákladů (cena zhotovení – implementace, byť zhotovení může být i fakturováno i po částech – splněných fakturačních milnících a cena licence) a provozních nákladů za plánovanou dobu provozu – příkladně ve vzoru na dobu 8 let.
Pozn.: u Software as a Service (SaaS) řešení je místo zhotovení – implementace relevantní užít spíše pojmu zpřístupnění.
Jako provozní náklady jsou vzorově uvažovány za danou plánovanou dobu životního cyklu ISVS celkové paušální náklady za údržbu (maintenance) a uživatelskou podporu a celkově vyčíslené jednotkové provozní náklady za následný rozvoj (služby na objednávku) včetně migrace dat do nového systému v rámci konce životnosti zadávaného ISVS, a to za účelem co možná největší rovnováhy zohlednění jednotlivých druhů nákladů, které vstupují do celkových nákladů uvažovaného životního cyklu. Zároveň z logiky věci platí, že čím menší roli hrají provozní náklady v celkových hodnocených nákladech, tím více se pak hodnocení nabídek blíží hodnocení nabídek jen na základě nejnižší nabídkové ceny.
Alternativně je možné k této otázce přistoupit i tak, že se bude hodnotit například náklad za jeden člověkoden za služby na objednávku (rozvoj) bez násobení očekávaným počtem jednotek, tedy např. člověkodnů za daný uvažovaný životní cyklus nebo jeho část a přidělí se danému subkritériu vyšší váha (a tím se pak musí přidělit a zohlednit váhy všem dalším jednotlivým druhům zohledňovaných nákladů životního cyklu v rámci jejich celkového součtu). Zadavateli se v tomto ohledu v rámci výše uvedených zákonných mantinelů použité metody hodnocení takříkajíc meze nekladou, cílem by však mělo být podle našeho názoru hodnocení, jehož výsledkem bude veřejná zakázka, která plní potřeby zadavatele a zároveň představuje co možná nejvíce hospodárné řešení za celý uvažovaný životní cyklus Informačního systému nebo min. jeho ekonomicky podstatnou část.
Komentář č. 2:
Vzhledem k rozdílné časové hodnotě peněz by náklady životního cyklu měly být i diskontovány o tzv. diskontní faktor, kterým může být například předpokládaná nebo cílová úroková míra nebo míra inflace. Zadavateli tato diskontace na čistou současnou hodnotu umožní lepší srovnání nabídkové ceny za akviziční náklady a nabídkové ceny za náklady průběžně vynakládané. Diskontace však může ovlivnit výrazně nacenění nabídek (a čím delší uvažovaný cyklus, tím větší dopad) a tím i konečné pořadí, proto je třeba věnovat patřičnou pozornost přiměřené výši diskontu (zásada přiměřenosti) a také přesnému popisu jednotlivých případných etap, resp. zejména služeb / dodávek v rámci takových případných etap poskytovaných (aby dodavatel nepřesouval cíleně nacenění do jiné etapy).
Způsob hodnocení kritéria nejnižších nákladů životního cyklu
Nabídce s nejnižšími náklady životního cyklu ze všech hodnocených nabídek bude přiřazeno 100 bodů. Ostatním nabídkám bude přidělena bodová hodnota stanovená násobkem čísla 100 a poměru hodnoty nejvýhodnější nabídky (tj. nabídky s nejnižšími náklady životního cyklu) k nabídce hodnocené. Výpočet odpovídá následujícímu vzorci:
Dle počtu získaných bodů se nabídky následně seřadí. Nabídka, která získá nejvyšší počet bodů, tedy i nabídka s nejnižšími NŽC, bude vyhodnocena jako ekonomicky nejvýhodnější. Ostatní nabídky budou seřazeny dle počtu získaných bodů sestupně za nejvýhodnější nabídkou a jejich pořadí bude očíslováno. Jednotlivé hodnoty budou při výpočtech hodnocení matematicky zaokrouhlovány vždy na 2 desetinná místa.
Pokud dvě nebo více nabídek dosáhnou stejného počtu bodů, zadavatel pořadí těchto nabídek určí losem. Zadavatel provede losování za účasti zástupců dodavatelů, kteří podali nabídku a kteří nebyli vyloučeni ze zadávacího řízení, a které za tím účelem vyzve. Pozvánku k účasti na losování obdrží dotčení dodavatelé e-mailem nejpozději tři dny před dnem losování. Nepřítomnost zástupce dodavatele na losování není důvodem ke zrušení či nekonání losování.
Komentář č. 3:
Zadávací podmínky mohou z hlediska praktického vyžadovat, aby nabízené ceny (náklady) jednotlivých činností byly i přílohou nebo součástí návrhů příslušných smluv, které bude dodavatel předkládat jako součást nabídky, avšak pro vyloučení veškerých pochybností o závaznosti a platnosti předkládaných údajů se doporučuje v zadávací dokumentaci napevno stanovit, že relevantní pro hodnocení jsou pouze náklady životního cyklu uvedené v cenové kalkulaci, která tvoří přílohu č. 1 zadávací dokumentace, resp. nabídky (přílohu lze samozřejmě číslovat i jinak), a to bez ohledu tedy na skutečnost, že cenové údaje zůstanou zpravidla i součástí samotných předkládaných návrhů smluv nebo jejích příloh (ev. lze i takovou souhrnnou cenovou kalkulaci učinit jedinou přílohou o ceně pro všechny smlouvy s tím, že pro tu kterou smlouvu se použije jen příslušné relevantní cenové údaje – dané lze případně ošetřit ještě i smluvně).
Komentář č. 4:
Přikládaný vzor cenové kalkulace je pouze příkladný výčet nákladů životního cyklu na dobu 8 let, přičemž zohlednit lze jakékoli náklady, které v tomto směru budou zadavateli nebo jiným uživatelům vznikat (v rámci nákladů za rozvoj lze doplnit například softwarového nebo databázového architekta nebo jiné ICT role) a podle toho jednotlivé položky upravit. Pro zjednodušení jsou náklady spojené s tzv. exit strategií, tedy náklady spojené s migrací dat při ukončení provozu zadávaného ISVS zahrnuty mezi náklady na rozvoj. Náklady spojené s migrací dat mohou samozřejmě vznikat i na počátku životního cyklu, byť mohou být i součástí ceny za implementaci. Místo člověkodnů lze také počítat ve větším stupni detailu i člověkohodiny (při například min. počtu 2 člověkohodin). Při nabídce ISVS ve formě SaaS obecně není třeba podle našeho názoru licence, tedy není potřeba ji ani naceňovat nebo její cenu hodnotit (jako součást NŽC), byť odborné názory na tuto problematiku se mohou lišit. Jinak cena licence může být i součástí ceny implementace, případně i ceny za servis a údržbu. Je vhodné nezapomínat také na i na cenu pořízení hardware a licence / předplatné software třetích stran nezbytných pro provoz ISVS (předplatné – subskripce v případě software ve formě SaaS) a uživatelskou podporu takového software.
Obecně lze jinak doporučit, aby smlouva obsahovala ustanovení, že servisní služby budou poskytovány k ISVS jako celku, a to včetně těch částí, které budou na základě smlouvy dodavatelem teprve vytvořeny či dodány (veškerých nutných technických aktualizací i výsledky rozvojové činnosti) a že i k takovým částem získá zadavatel licenci / nebo se stanou součástí předplatného, kdy úplata za takové licence je součástí už ceny za stávající licenci k ISVS (resp. obdobně u předplatného SaaS).
Komentář č. 5:
V případě sektorových veřejných zakázek na dodávky ze třetích zemí, tj. je-li podíl hodnoty dodávek, včetně programového vybavení používaného v zařízeních telekomunikačních sítí, původem ze států, s nimiž Evropská unie neuzavřela dohodu zajišťující srovnatelný a účinný přístup pro dodavatele z Evropské unie na trhy těchto zemí, určený přímo použitelným předpisem Evropské unie vyšší než 50 % z celkové hodnoty nabízených dodávek, zadavatel může takové účastníky ze zadávacího řízení dle § 168 odst. 1 ZZVZ vyloučit, avšak pokud tak neučiní, musí dle odst. 2 daného ustanovení upřednostnit nabídku účastníka, kterou nemůže takto vyloučit (tj. za situace, kdy je více nabídek z hlediska hodnotících kritérií rovnocenných a kdy nabídková cena takové nabídky se pro účely tohoto ustanovení považuje za rovnocennou, jestliže cenový rozdíl není vyšší než 3 %). Zadavatel takto však dle odst. 3 daného ustanovení nemusí postupovat, pokud by v jeho důsledku byl nucen pořizovat zařízení s odlišnými technickými parametry, než jsou parametry jeho stávajícího zařízení, což by mělo za následek neslučitelnost nebo technické obtíže při provozu a údržbě nebo nepřiměřené náklady.
¶ 7. Příklady z praxe
¶ Systém elektronické spisové služby a správy dokumentů pro Kancelář Poslanecké sněmovny České republiky
| Odkaz na portál NEN: | https://nen.nipez.cz/verejne-zakazky/detail-zakazky/N006-24-V00000967 |
| Zadavatel: | Česká republika – Kancelář Poslanecké sněmovny |
| Popis předmětu veřejné zakázky: | Dodávka software, hardware a související služby pro systém elektronické spisové služby a správy dokumentů |
| Druh veřejné zakázky | veřejná zakázka na dodávky |
| Druh zadávacího postupu | otevřené řízení |
| Režim veřejné zakázky | nadlimitní veřejná zakázka |
ZADÁVACÍ DOKUMENTACE K NADLIMITNÍ VEŘEJNÉ ZAKÁZCE
dle § 25 zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů
Komentář č. 6:
Zadavatel v daném případě zvolil řešení, že paušální cena za support, tedy technickou podporu dodavatele zahrnuje jen určitý vymezený počet člověkodnů (MDs), v rozsahu dle konkrétní poptávané komponenty (s možností převodu do dalšího roku za ve smlouvě vymezených podmínek). Tato varianta je určitě možná a ve vztahu k dodavatelům snad i „férovější“, nicméně nikdy nelze úplně předjímat rozsah potřebné podpory nad rámec paušálu a tato varianta se tak zadavateli může i výrazně prodražit. Je též otázkou, zda technickou podporu lze plně vyčíslit pouze ve formě MDs.
Za zmínku stojí i zvolené finanční zastropování pro náklady životního cyklu, které omezují riziko vysokých cen (a tím i riziko nenaplnění 3E principů navzdory hodnocení na základě nejnižších nákladů životního cyklu oproti jen nejnižší nabídkové ceně), na druhou stranu neadekvátně nízké limity mohou znamenat i menší počet podaných nabídek (tedy de facto i omezit hospodářskou soutěž) anebo i žádnou podanou nabídku (tedy i zrušení zadávacího řízení a tak i zbytečně vynaložené kapacity zadavatele).
¶ Informační systém Zjednodušená evidence dotací
| Odkaz na portál NEN: |
https://nen.nipez.cz/verejne-zakazky/detail-zakazky/N006-21-V00016608
|
| Zadavatel: | Ministerstvo financí |
| Popis předmětu veřejné zakázky: | Návrh, vývoj, dodávka a implementace informačního systému zjednodušené evidence dotací včetně prvotní analýzy, systémové integrace, datové migrace, testování, úprav systému, dokumentace k systému, školení uživatelů, změn díla v době jeho provádění, souvisejících servisních služeb a služeb rozvoje |
| Druh veřejné zakázky | veřejná zakázka na služby |
| Druh zadávacího postupu | otevřené řízení |
| Režim veřejné zakázky | nadlimitní veřejná zakázka |
Komentář č. 7:
Zadavatel pod nabídkovou cenou hodnotí fakticky i další náklady životního cyklu potvrzujíc skutečnost, že náklady životního cyklu představují v podstatě opět jen nabídkovou cenu, ale za celý cyklus nebo jeho vybranou část (bez ohledu na to, jak daná kritéria zadavatel v zadávací dokumentaci pojmenuje).
Komentář č. 8:
Zadavatel hodnotí nabídkovou cenu vč. DPH, byť zákon preferuje (nikoliv však přikazuje) u zadavatelů – plátců DPH hodnocení bez DPH (obecně hodnocení bez DPH je podle nás vhodnější, protože neznevýhodňuje případné dodavatele – neplátce DPH a DPH též vstupuje do celkového výpočtu dalším případným prvkem zaoukrouhlování, tedy jej min. potenciálně znepřesňuje.
Komentář č. 9:
Zadavatel do celkového hodnocení nákladů životního cyklu zahrnul i výši nákladů na pořízení a provoz technické infrastruktury podle architektonického návrhu dodavatele, byť dodávka takové infrastruktury není předmětem veřejné zakázky. Takový postup je nicméně v souladu se zákonem, zohlednit lze jakékoli náklady zadavatele nebo jiných uživatelů, které v průběhu životního cyklu předmětu veřejné zakázky vzniknou.
Komentář č. 10:
Zadavateli nic nebrání v tom, aby v rámci zadávací dokumentace doporučil dodavatelům, aby cenovou kalkulaci udělali přímo součástí krycího listu nabídky (a sám tak i vzorově učinil).
¶ 8. Kalkulace nákladů životního cyklu - vzor
Příloha č. 1 zadávací dokumentace
Veřejná zakázka
„XX“
náklady životního cyklu – cenová kalkulace
Identifikační údaje dodavatele:
| Obchodní firma / název / jméno a příjmení: | [VYPLNÍ DODAVATEL] |
| Adresa sídla: | [VYPLNÍ DODAVATEL] |
| IČ: | [VYPLNÍ DODAVATEL] |
| DIČ (je/není plátce DPH): | [VYPLNÍ DODAVATEL] |
- Nabídková cena za zhotovení (implementaci) Informačního systému
|
Nabídková cena za zhotovení (implementaci) Informačního systému.
|
|
| Nabídková cena bez DPH |
[VYPLNÍ DODAVATEL] Kč |
Komentář č. 11:
Nabídková cena za dodání (zhotovení, zřízení a zprovoznění – implementaci vč. možné integrace do stávajícího infrastrukturního prostředí zadavatele a provedení pilotního provozu) Informačního systému v rozsahu dle zadávacích podmínek. Může být textově upřesněno například na součet všech případných fakturačních milníků. V případě SaaS řešení, kdy samotný ISVS je provozován v rámci vlastní nebo pronajaté infrastruktury dodavatele, je na místě užít pojmu zpřístupnění, protože ISVS není v takovém případě implementován u zadavatele a zpravidla licencován, jen je k němu umožněn vzdáleně přístup.
Obecně platí, že vybrané relevantní části těchto komentářů nebo jejich variantní znění mohou být i vysvětlivkou pro případné dodavatele, vždy by však měly být v souladu s ostatními částmi zadávacích podmínek.
2. Nabídková cena za licenci Informačního systému
| Cena za licenci ISVS. | |
| Nabídková cena bez DPH |
[VYPLNÍ DODAVATEL] Kč |
Komentář č. 12:
Cena licence může být zahrnuta už v ceně implementace nebo servisních služeb. V případě tzv. SaaS řešení nepřipadá licence ani z povahy věci zpravidla v úvahu, tedy by ani neměla být součástí cenové nabídky (byť jak uvádíme už na jiném místě naší metodiky, odborné názory na tuto problematiku se mohou lišit). Každopádně z hlediska nákladů platí, že takový náklad za možnost využívat dané duševní vlastnictví bude tak jako tak součástí nějaké jiné nákladové položky, tedy v takovém případě většinou ceny za zpřístupnění ISVS.
3. Nabídková cena za následnou podporu, servis a rozvoj Informačního systému
|
Paušální měsíční cena za službu údržby (servisu – maintenance) Informačního systému násobená plánovaným životním cyklem v délce 10 let, tj. 120 měsíců (platí pro účely vyhodnocení nabídek, cena skutečně hrazená se bude odvíjet od rozsahu skutečně dodavatelem poskytnutých a zadavatelem využitých měsíců poskytování těchto služeb v souladu s příslušnými smluvními podmínkami).
|
|
| Nabídková cena bez DPH |
[VYPLNÍ DODAVATEL] Kč |
Komentář č. 13:
Údržbou (servisem) se rozumí veškeré nezbytné změny ISVS (patche, aktualizace, update) z důvodu zachování kompatibility ISVS s novými verzemi užívaných operačních a databázových systémů (resp. tzv. systémů řízení správy dat) včetně lokalizace a odstraňování vad a zranitelností (incident management), údržba aktuální provozní dokumentace ISVS v souladu s vyhláškou č. 360/2023 Sb., o dlouhodobém řízení informačních systémů veřejné správy (včetně systémové a uživatelské příručky), provozování Service Desku pro tyto účely, podávání pravidelných zpráv o provozu, zabezpečování požadované dostupnosti a kyberbezpečnosti, provádění kompletní diagnostiky a optimalizace a další činnosti v rozsahu dle zadávacích podmínek. Součástí paušální měsíční ceny může být i nějaký maximální počet člověkodní, kdy počet nad tuto hranici by se účtoval zvlášť za definovaných podmínek a naopak případně nevyužitý počet by se převedl do dalšího fakturačního období, které může být pochopitelně i třeba roční. Obecně jde zde pak už o záležitost závazné smluvní úpravy, se kterou by měla požadovaná cenová kalkulace obsahově korespondovat.
Součástí ceny provozu může být i update zajišťující souladnost s novými legislativními požadavky, případně může být tento řešen i v rámci ceny za služby rozvoje (zejména změny vyžadující větší míru zásahu do stávajícího řešení).
|
Paušální měsíční cena za službu uživatelské podpory Informačního systému násobená plánovaným životním cyklem v délce 10 let, tj. 120 měsíců (platí pro účely vyhodnocení nabídek, cena skutečně hrazená se bude odvíjet od rozsahu skutečně dodavatelem poskytnutých a zadavatelem využitých měsíců poskytování těchto služeb v souladu s příslušnými smluvními podmínkami).
|
|
| Nabídková cena bez DPH |
[VYPLNÍ DODAVATEL] Kč |
Komentář č. 14:
Uživatelskou podporou se rozumí řešení uživatelských požadavků a konzultační činnost, tj. podpora dodavatele ve věci dotazů / hlášení problémů ze strany uživatelů, případně administrátorů ISVS v souvislosti s jejich používáním ISVS včetně provozování Service Desku pro tyto účely anebo i školení v rozsahu dle zadávacích podmínek.
|
Cena za služby rozvoje (služby na objednávku) Informačního systému včetně služeb migrace při konci životního cyklu násobená předpokládaným počtem člověkodní v rámci plánovaného životního cyklu Informačního systému v délce 10 let (cena skutečně hrazená se bude odvíjet od rozsahu skutečně dodavatelem provedených a zadavatelem akceptovaných prací). |
|
|
Cena za jeden člověkoden (MD) práce Konzultanta / Analytika krát uvažovaných celkem 60 MD (po 8 hodinách)
|
|
| Nabídková cena bez DPH |
[VYPLNÍ DODAVATEL] Kč |
|
|
|
|
Cena za jeden člověkoden (MD) práce Programátora (Developera) krát uvažovaných celkem 180 MD (po 8 hodinách)
|
|
| Nabídková cena bez DPH |
[VYPLNÍ DODAVATEL] Kč |
Komentář č. 15:
Navržené ICT role a jejich „člověkodny“ jsou jen ilustrativní. Jednotlivé ICT role, jejich druh a časová expozice by měly odpovídat charakteru v budoucnu uvažovaných změn ISVS. Obecně lze konstatovat, že má-li zadavatel předem bližší představu o charakteru a způsobu provedení uvažovaných budoucích změnových prací, bude potřeba méně konzultačních (analytických, projektových) prací a naopak.
4. Ostatní náklady životního cyklu Informačního systému
|
Náklady na pořízení veškerého souvisejícího hardware nezbytného pro provozování Informačního systému v souladu se zadávacími podmínkami v rámci předpokládaného životního cyklu Informačního systému v délce 10 let (v cenách ke dni podání nabídky).
|
|
| Specifikace hardware |
[VYPLNÍ DODAVATEL] |
|
Náklady na pořízení bez DPH
|
[VYPLNÍ DODAVATEL] Kč |
|
|
|
| Specifikace hardware |
[VYPLNÍ DODAVATEL] |
|
Náklady na pořízení bez DPH
|
[VYPLNÍ DODAVATEL] Kč |
|
Náklady na licence / předplatné a uživatelskou podporu veškerého souvisejícího software nezbytného pro provozování Informačního systému v souladu se zadávacími podmínkami v rámci předpokládaného životního cyklu Informačního systému v délce 10 let, a to v počtu všech nezbytných licencí / předplatných (v cenách ke dni podání nabídky).
|
|
| Specifikace software |
[VYPLNÍ DODAVATEL] |
|
Náklady na licence / předplatné bez DPH
|
[VYPLNÍ DODAVATEL] Kč |
| Náklady na uživatelskou podporu bez DPH |
[VYPLNÍ DODAVATEL] Kč |
|
|
|
| Specifikace software |
[VYPLNÍ DODAVATEL] |
|
Náklady na licence / předplatné bez DPH
|
[VYPLNÍ DODAVATEL] Kč |
| Náklady na uživatelskou podporu bez DPH |
[VYPLNÍ DODAVATEL] Kč |
Komentář č. 16:
V rámci ostatních nákladů by měly být popsány veškeré související náklady na doprovodné hardware a software nezbytné v souvislosti s plněním předmětu veřejné zakázky po uvažovanou dobu provozu (životního cyklu nebo jeho části) a ostatní případné související přímé náklady, tj. pořizovací a provozní. Mohou sem být zahrnuty i náklady migrace dat při ukončení provozu ISVS, nejsou-li zahrnuty už pod jinou položkou (jako je vzorově navrženo výše).
Zadavatel by měl stanovit požadovaný technický rámec plnění v rámci zadávací dokumentace a dodavatel by měl v rámci tohoto rámce do své nabídky vyplnit příslušný nezbytný související hardware a software (například servery, operační a databázové systémy, vývojová prostředí, aplikační software, prostředky kyberbezpečnosti, síťové prvky) a ty nacenit, tj. jak jejich pořízení, tak jejich provoz (podporu) - vzorově je uvedeno po dvou položkách, lze samozřejmě rozšířit. Tyto náklady nepřichází v úvahu u SaaS / PaaS (vývojových Platform as a Service) řešení.
Dle charakteru ISVS (on-premise, tedy lokálně u zadavatele vs SaaS) lze uvažovat o licencích vs předplatném. Pokud zadavatel dodávku takového dalšího hardware / software ze strany dodavatele nepředpokládá, neměly by být takové náklady ani součástí požadované cenové kalkulace pro účely vyhodnocení nabídek, avšak mohou být, pokud zadavateli nebo jiným uživatelům v souvislosti s životním cyklem předmětu veřejné zakázky nebo jeho částí přímo budou vznikat (například náklady na využívání infrastrukturních služeb třetí osoby dle architektonického návrhu dodavatele).
Celkové náklady životního cyklu Informačního systému
|
Celkové náklady životního cyklu Informačního systému v délce 10 let zahrnující veškeré výše uvedené položky cen a nákladů v uvedeném předpokládaném rozsahu. |
|
| Celkové náklady životního cyklu v ceně bez DPH. |
[VYPLNÍ DODAVATEL] Kč |
V [VYPLNÍ DODAVATEL] dne [VYPLNÍ DODAVATEL]
..........................................................................
Razítko a podpis osoby oprávněné
jednat jménem či za dodavatele
ALTERNATIVNĚ: Dle uznávaného elektronického podpisu
[1] Vyhláška č. 360/2023 Sb., o dlouhodobém řízení informačních systémů veřejné správy, ve svém § 15 upravuje fáze životního cyklu informačního systému takto:
a) strategické plánování vytvoření a rozvoje informačního systému,
b) plánování a příprava vytvoření a rozvoje informačního systému,
c) realizace vytvoření a rozvoje informačního systému,
d) produkční provoz informačního systému,
e) vyhodnocení životního cyklu informačního systému a
f) ukončení životního cyklu informačního systému.